Arbeitsrecht: Das zählt bei Urlaubsanspruch, ...
Arbeitsrecht

Das zählt bei Urlaubsanspruch, Zeiterfassung und Datenschutz


Pixabay/Marijana
Wie viele Urlaubstage Personal im Kalender anstreichen darf, unterliegt gesetzlichen Vorgaben.
Wie viele Urlaubstage Personal im Kalender anstreichen darf, unterliegt gesetzlichen Vorgaben.

Welche arbeitsrechtlichen Aspekte es zu beachten gilt und was Mitarbeitende von ihren Vorgesetzten verlangen dürfen, erläutert Experte Florian Berr.

 Das Wesen der Arbeit und die Ansprüche der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben sich während der Pandemie tiefgreifend verändert. Durch den Fachkräftemangel ist gutes Personal hart umkämpft, eine faire Arbeitsatmosphäre das A & O. Doch welche arbeitsrechtlichen Aspekte müssen Entscheider und Entscheiderinnen beachten und was dürfen Mitarbeitende von ihren Vorgesetzten verlangen? Florian Berr, Vice President DACH der Personalplanungssoftware Planday, klärt auf und gibt Einblicke rund um die Themen Urlaubsanspruch, Zeiterfassung und Datenschutz.

Zeit ist Geld: Das Recht auf Arbeitszeiterfassung

Egal ob online, per Excel-Liste oder auf einem Blatt Papier: alle erwähnten Szenarien sind möglich, um die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden zu erfassen. Denn in Deutschland gibt es rechtlich nach wie vor noch keine klare Regelung zur Zeiterfassung in den Betrieben. Das ist allerdings wichtig, vor allem aus der Perspektive der Angestellten.

Sogar im Pandemie-Jahr 2020 haben die Beschäftigten in Deutschland fast 1,7 Milliarden Überstunden angehäuft, wovon insgesamt nur drei Prozent ausbezahlt wurden. Eine systematische Zeiterfassung kann dabei helfen, dieses Problem langfristig zu lösen. Denn: Als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin ist man dazu verpflichtet, die Überstunden seiner Fachkräfte auszugleichen. Das kann entweder in Form von Gehalt oder als Freizeitausgleich abgehandelt werden.

Auch bei Teilzeitkräften müssen die von Vorgesetzten geduldeten oder angeordneten Überstunden ausgeglichen werden. Leisten Arbeitnehmende über einen längeren Zeitraum deutlich mehr Stunden als vorgesehen, kann deren Teilzeitstelle auch durch eine stillschweigende Änderung des Arbeitsvertrages zur Vollzeitstelle werden.

Digitale Lösungen sorgen für nötige Transparenz

Daher hat man als Arbeitnehmender immer das Recht, seine geleisteten Stunden selbst zu erfassen und die entsprechende Vergütung dafür einzufordern. Digitale Tools schaffen hierbei Transparenz für alle Beteiligten und verhindern, dass eine der beiden Parteien bei den Stundennachweisen in Erklärungsnot gerät.

Pausenzeiten müssen eingehalten werden

Ebenso gilt es für Vorgesetzte darauf zu achten, dass die gesetzlichen Pausenzeiten des Personals eingehalten werden. Diese werden zwar nicht vergütet, sind aber dennoch essenzieller Bestandteil der Zeiterfassung. Angestellten steht nach einer Arbeitszeit von mehr als sechs und bis zu neun Stunden eine Pause von mindestens 30 Minuten zu. Wer mehr als neun Stunden an einem Tag arbeitet, hat ein Anrecht auf mindestens 45 Minuten Pause. Insgesamt darf niemand länger als sechs Stunden am Stück ohne Unterbrechung seiner Tätigkeit nachgehen.

Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen sind dazu verpflichtet, die Einhaltung dieser Pausen zu überwachen und die Missachtung von Pausenzeiten gegebenenfalls auch arbeitsrechtlich zu sanktionieren. Bei Verstößen drohen den Vorgesetzten sonst Bußgelder bis zu 15.000 Euro oder in besonders gravierenden und vorsätzlich begangenen Fällen sogar Freiheitsstrafen von bis zu sechs Monaten.

Transparenz & Sicherheit: Einsicht in personenbezogene Daten

Dank neuester digitaler Tools und Apps ist die elektronische Datenerfassung so einfach wie nie zuvor. Dabei werden aber neben Arbeitszeiten auch personenbezogene Daten der Mitarbeitenden gespeichert. Bisher enthält das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) keine genauen Vorgaben zum Thema Datenschutz beim Prozess der Zeiterfassung.


Dennoch müssen sich Betriebe in jedem Fall konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verhalten. Es besteht die Pflicht, dass Personaldaten vor einem Zugriff von außen geschützt werden müssen. Außerdem dürfen Firmen ihre Arbeitszeitdaten nicht weitergeben und die Informationen aus der Zeiterfassung auch nur für einen Zeitraum von maximal zwei Jahren aufbewahren.

Arbeitnehmer haben Recht auf Einsicht in die Personalakte

Hinsichtlich der Personalakte gilt: Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen haben das Recht, die eigene Akte jederzeit einzusehen. Dieser Anspruch besteht auch dann, wenn es keinen Betriebsrat oder keine Betriebsratsfähigkeit im Unternehmen gibt. Jedoch dürfen Angestellte ihre Personalakte in Papierform nicht mit nach Hause nehmen bzw. aus dem Büro entfernen.

Auch die Einsicht selbst muss bei einer analogen Akte direkt im Arbeitsumfeld geschehen, was für die Belegschaft und Vorgestezten einen enormen Mehraufwand bedeuten kann. Dieser Vorgang lässt sich durch digitale Datenerfassung deutlich vereinfachen, da auch von überall elektronisch auf die gewünschten Informationen zugegriffen werden kann.

Urlaubsanspruch: Was steht meinen Angestellten zu?

Nach der subjektiven Wahrnehmung bleibt jedes Jahr oft zu wenig Zeit für Urlaub. Doch wie viele Urlaubstage stehen Angestellten zu? Grundsätzlich können Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen die Urlaubsregelungen für ihr Personal selbst definieren und im Arbeitsvertrag festhalten. Sie dürfen dabei den im Gesetz verankerten Mindestanspruch aber nicht unterschreiten.


Für deutsche Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen ist dieser im Bundesurlaubsgesetz (BurlG) geregelt. In Deutschland sind es aktuell 20 Urlaubstage für Beschäftigte in Vollzeit. Dieser gilt bei einer 40-Stundenwoche ab einem Alter von 18 Jahren. Jüngeren Beschäftigten steht generell mehr Mindesturlaub zu. Siebzehnjährige müssen mindestens 25 und Sechzehnjährige mindestens 27 freie Werktage erhalten. Fachkräfte unter 16 Jahren können sogar ganze 30 Urlaubstage verlangen.

Für den Urlaubsanspruch gibt es eine Formel

Den vollen Urlaubsanspruch können Mitarbeitende allerdings erst ab sechs Monaten Betriebszugehörigkeit einfordern. Und wie sieht es bei einem Minijob aus? Bei einer Anstellung auf 450 Euro-Basis oder einer geringfügigen Beschäftigung besteht laut BurlG genauso ein Anspruch auf Mindesturlaub wie bei allen anderen Mitarbeitenden auch.

Ausschlaggebend ist, ebenso wie für Angestellte in Teilzeit, die Zahl der zu leistenden Arbeitstage. Hier gilt folgende Rechnung als Faustregel: (24 (Mindesturlaub bei Sechstagewoche) : 5 (Arbeitstage im Unternehmen)) x Tatsächliche Arbeitstage pro Woche = Mindestanzahl der Urlaubstage. Liegt die Beschäftigungsdauer allerdings unter sechs Monaten, kann nur anteilig Anspruch erhoben werden.
Über Florian Berr
Das Herz von Florian Berr schlägt für die Digitalisierung des Mittelstands. Seit über zehn Jahren leitet der Tech- und Sales-Experte verschiedene Teams der Digitalbranche und trägt bei Planday als Vice President DACH die Verantwortung für das gesamte deutsche Customer Team.

Dieser Text erschien zuerst auf www.ahgz.de.

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