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Steuerprüfer haben‘s gerne centgenau

Auf Euro und Cent: Wenn sich bei Abrechnungen Fehlbeträge ergeben, ist der Unternehmer in der Pflicht, die Gründe dafür zu klären. (Quelle: Fotolia)+
Auf Euro und Cent: Wenn sich bei Abrechnungen Fehlbeträge ergeben, ist der Unternehmer in der Pflicht, die Gründe dafür zu klären. (Quelle: Fotolia)

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Das müssen Betriebe über den Umgang mit der Kasse und beim Bargeschäft wissen und berücksichtigen

Von Björn Malig

Wie gehen Sie mit Kassendifferenzen in Ihrer Bäckerei um? Diese können verschiedene Gründe haben – ob Diebstahl oder Unterschlagung, ob privat verauslagte Aufwendungen oder von den Finanzämtern als Manipulationen gewertete Handgriffe.

Fehlbeträge können

strafrechtliche Folgen haben

Kassenfehlbeträge haben nicht nur Auswirkungen auf den Unternehmer, sondern auch auf Mitarbeiter und Kunden. Nicht zu vergessen sind steuerliche und sogar strafrechtliche Folgen.

als nimmt im Steuerrecht eine besondere Stellung ein. Auf die Kasse und Bargeschäfte wird bei Prüfungen seitens des Finanzamts immer mehr Augenmerk gelegt.

Insbesondere durch die in jüngster Vergangenheit ergangenen Verwaltungsanweisungen ist mit einer deutlichen Verschärfung zu rechnen.

Registrierkasse für

die tägliche Kontrolle

Bei Bäckereien, deren Einnahmen hauptsächlich aus Bargeld bestehen, ist eine Registrierkasse für die tägliche Kontrolle erforderlich.

Ist eine Bäckerei nicht in der Lage, Kassenbestimmungen einzuhalten, drohen Hinzuschätzungen – und diese liegen im Ermessen des Prüfers.

Die Folge: unverhältnismäßig hohe Nachzahlungen. Daher sollten die besonderen steuerlichen Vorschriften für Registrierkassen und zur Kassenführung berücksichtigt werden.

Wenn der Soll-Kassenbestand vom tatsächlich ermittelten abweicht, ist von einer Kassendifferenz die Rede.

Ein Kassenbestand

kann nie negativ sein

Da ein Kassenbestand niemals negativ sein kann, wird mit der Aufdeckung von Kassenfehlbeträgen nachgewiesen, dass betriebliche Geldbewegungen falsch erfasst worden sind. Die Buchführung ist damit nicht mehr ordnungsgemäß.

Auswirkungen auf

die Umsatzsteuer

Weil sich je nach Ursache der Kassenfehlbeträge unterschiedliche steuerliche Auswirkungen ergeben, sind die Hintergründe nach Möglichkeit genau zu ermitteln. Differenzen aus Wechselgeldvorgängen wirken sich auf die Umsatzsteuer aus.

Ein Kassendiebstahl wirkt sich bei der Umsatzsteuer grundsätzlich nicht aus. Das Problem: Da sich nicht sicher feststellen lässt, aus welchen Sachverhalten sich die Differenzen ergeben, ist eine Minderung nach Auffassung des Finanzgerichtes Köln insgesamt nicht zulässig. Wichtig ist daher, die Differenzen täglich festzustellen und zu dokumentieren.

Gelegenheit macht Diebe: Werden Gelder aus der Tageskasse gestohlen, kommt eine Berücksichtigung als Betriebsausgabe nur unter strengen Voraussetzungen in Betracht.

Diebstahl als

Betriebsausgabe

Daher wird der Bäcker dazu angehalten, den oder die Täter durch Strafanzeige, Kündigung oder Klage auf Ersatz zu verfolgen. Wird ein Diebstahl durch nachlässige Kassenführung begünstigt, scheidet der Abzug als Betriebsausgabe aus.

Wenn der Fiskus auf die Suche nach Manipulationen im Kassenbereich geht, dann schaut er vor allem auf mangelhafte Tagesendsummenbons, auf Pro-Forma-Rechnungen und Nachstornos ohne Dokumentation.

Seitens der Prüfer wird vor allem auf die Vollständigkeit und Reihenfolge der Kassenaufzeichnungen geachtet. Insbesondere negative Kassenbestände sind ein klares Indiz für fehlerhafte Kassenaufzeichnungen.

Manipulation ist Steuerhinterziehung

Betriebsprüfer achten auch auf die Buchungen der letzten Tage eines Monats oder Jahres, weil gerade in diesen Zeiträumen häufig „Korrekturen“ vorgenommen werden.

Von so genannter Zapper-Software, mit denen die in der Registrierkasse gespeicherten Transaktions- und Umsatzdaten nachträglich verändert werden können, sollten Unternehmen die Finger lassen. Diese Art der Manipulation wird als Umsatzverkürzung und damit als Steuerhinterziehung gewertet.

Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass es einem sachverständigen Dritten jederzeit möglich ist, den durch Kassensturz festgestellten Ist-Betrag mit dem Soll-Betrag der Kasse zu vergleichen.

Kassen-Soll und -Ist

täglich abgleichen

Um die Kassensturzfähigkeit nicht aufgrund falscher Eintragungen oder fehlerhafter Wechselgeldrückgaben zu gefährden, empfiehlt es sich, Kassen-Soll und Kassen-Ist immer täglich abzugleichen.

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