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Gut gestaltete Oberflächen erleichtern das Arbeiten im System. (Quelle: Stumpf)+
Gut gestaltete Oberflächen erleichtern das Arbeiten im System. (Quelle: Stumpf)

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Branchensoftware ermöglicht den Überblick über wirtschaftliche Abläufe und unterstützt bei der Steuerung

Von Hans Stumpf

Gerade jetzt muss ich mir die Artikelstatistik genauer anschauen, um schnell reagieren zu können“, sagt Bäckermeister Harald Friedrich aus dem oberfränkischen Schwarzenbach am Wald. Zwei seiner Standorte sind direkt betroffen von den verstärkten Backanstrengungen eines Lebensmitteldiscounters. Die reinen Umsatzzahlen seiner Filialen reichen ihm dabei nicht, um Auswirkungen des Wettbewerbs zu erkennen: „Man muss schauen, ob und welche Produkte oder welche Produktgruppe dauerhaft an Umsatz verlieren und sich Gedanken machen, wie gegengesteuert werden kann.“

Warenwirtschaftssysteme wie die von Samuelson, , oder sind heute in fast jeder Bäckerei vorhanden. „Selbst ein Kleinbetrieb verliert schnell den Überblick vor lauter Arbeit und hat am Ende des Monats trotzdem kein Geld verdient“, erzählt ein anderer Bäckermeister, der nicht genannt werden möchte. Harald Friedrich hat dieses Problem schon vor Jahren erkannt und setzt auf Turboback von Optimo Bercher. Mit diesem Programm werden die Backzettel erstellt. Die Bestellungen kommen über eine von den Bizerba-Kassen aus den Filialen. Eine weitere Schnittstelle besteht zwischen den Kassen und der Software bro:Tplus, die vor Jahren vom Zentralverband des Deutschen Bäckerhandwerks angeboten wurde.

„Auf die inzwischen gesetzlich vorgeschriebene Informationspflicht über die Zutaten der Backwaren waren wir deshalb gut vorbereitet“, blickt Harald Friedrich zurück. Denn schon seit mehreren Jahren können die Mitarbeiter den Läden für jedes Produkt eine Liste der Zutaten samt enthaltenen Allergenen ausdrucken oder für sich und den Kunden am Kassendisplay anzeigen lassen.

Das sind wohl gegenwärtig auch die größten Herausforderungen, die Bäcker an ihre stellen: Sie muss zum einem ein Hilfsinstrument für betriebliche Entscheidungen sein. Die zweite Herausforderung ist der zunehmende Informationsbedarf der Kunden, der ja durch den Gesetzgeber gefordert wird. Gerade Bäckerfachgeschäfte müssen hier umfassend informieren können. Dies auch, weil der Lebensmitteleinzelhandel schon sehr ausgefeilte Systeme hat. Als Fachgeschäft kann jedoch gut dagegen halten, wenn man die Bereitstellung der Informationen mit persönlicher Beratung verbindet.

Generell ist eine Branchensoftware für Bäcker nichts anderes als ein Instrument zur Sammlung und Auswertung von betriebsnotwendigen Daten. Grundlage bilden hier die Stammdaten. Dies sind beispielsweise die Artikeldaten. Auf Grundlage der eingegebenen Mengen werden im Programm die entsprechenden Mengen ermittelt und in Backzetteln oder Produktionsvorgaben umgerechnet.

Papierlos übertragen

Weitere Stammdaten sind die Rezepturen. Aus diesen werden mit Blick auf die Bestellmengen die Chargengrößen bzw. die Zutatenmengen ermittelt. Schnittstellen zu Produktionssteuerungssystemen wie Winback, AWS oder Backcontrol von Hb-Technik sorgen dafür, dass die Daten papierlos übertragen und das Fehlerrisiko bei der Verwiegung minimiert wird.

Die Zutaten selber gehören zu den Rohstoffstammdaten. Zulieferer wie die Bäko bieten hier Schnittstellen zu ihren Bestellsystemen an. Seit September 2013 steht zudem Datenlink zur Verfügung. Diese Technik erleichtert die Schnittstellenproblematik bei der Übernahme von nur die für die Kennzeichnung wichtigen Rohstoffdaten in die EDV des Bäckers.

Somit hat der Bäcker zumindest einen Teil seiner Stammdaten auf einfache Weise erstellt. Andere Stammdaten wie etwa Kundendaten müssen eigens erfasst werden. Sinnvoll ist hier eine eigene Datenmaske zur Datenschnellerfassung. In dieser sollten alle wichtigen Daten von Lieferkunden inklusive individueller Rabattsätze erfasst werden. Mit Blick auf Qualitätssicherungssysteme wie IFS (Internationaler Food Standard) ist auch wichtig, immer erreichbare Rufnummern von Kunden vorzuhalten, um eventuelle Produktrückrufe schnell realisieren zu können.

Während Artikel-, Rohstoff- und Kundenstammdaten wichtig sind, um produzieren und verkaufen zu können, werden die rückgelieferten Daten wie Umsätze oder die ABC-Artikelstatistik zur Auswertung und Betriebssteuerung benötigt. Gerade diese rückgelieferten Daten sind heute wichtiger denn je.

So können zum Beispiel über Vectron-Kassen und einen Online-Reporting-Modul sogar aktuelle Live-Zahlen aus den Filialen übermittelt werden. Tages- und Stundenumsatzzahlen pro Filiale und von allen Filialen werden übersichtlich dargestellt. So kann dann beispielsweise mit veränderten Produktangeboten gegen gesteuert werden.

Wichtige Kennzahlen

Dies ist sicherlich erst bei größeren Backbetrieben möglich, wo Verkaufsleiter zusätzlich die Filialen und deren Daten überwachen. Unabhängig von der Betriebsgröße sollten aber immer Kennzahlen wie Bedienerumsatz, Produktabsatz pro Artikel, Umsatz und Anteil je Artikelgruppe - beispielsweise Brot, Brötchen, Snack, Kaffee - im Auge behalten werden.

Ein großes Problem vieler Betrieben sind die Retourenzahlen. Diese können mit Blick auf die Abverkaufsmengen etwas eingegrenzt werden. Augenscheinlich nicht ins Gewicht fallen dagegen ausverkaufte Waren. Doch das ist trügerisch! Denn vor allem die A-Artikel sollten auch kurz vor Geschäftsschluss noch für Kunden vorhanden sein. Heutige Kassensysteme können oft sogar auch zeigen, wann das letzte Stück eines Artikels verkauft wurde. War dies schon am frühen Nachmittag, dann wurde zu wenig bestellt.

Eine Karte – viele Möglichkeiten:

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