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Schwerpunkt Kassensysteme / EDV

Über die Zahlungsvorgänge hinaus: Kassensysteme organisieren die Abläufe im Hintergrund und ermöglichen Informationen vor und hinter der Theke

Zu den Kernaufgaben eines Unternehmers gehört, den Überblick über seinen Betrieb zu behalten. Dies ist leichter gesagt, als getan. Selbst im Kleinbetrieb ohne Filiale weiß der Chef nicht immer, was im Laden passiert, wenn er selbst nur in der Backstube ist. Mit zunehmender Betriebsgröße werden die Informationen umfangreicher und es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Doch nur wer weiß, wo er steht, kann den Weg zum gewünschten Ziel planen.

Deshalb kommt kaum mehr ein Betrieb ohne Warenwirtschaftssystem oder modernes Kassensystem aus. Sie sammeln Daten, fügen sie zu Paketen zusammen und werten sie aus. Die Kassensysteme sind dabei die Schnittstelle zum Kunden. Sie sind die Messstelle für den wirtschaftlichen Erfolg. Als Schnittstelle zum Kunden haben Kassen aber auch noch eine andere Funktion: Sie werden als Informationsmedium genutzt. Moderne Kassensysteme können auf dem Kundendisplay Bilder darstellen, Infotexte anzeigen, aber auch für Mitarbeiter und Kunden zum „Backwaren-Lexikon“ werden. Nämlich dann, wenn an ihnen Daten zu Inhaltsstoffen und Allergenen abrufbar sind. Die Technik macht vieles möglich, was sinnvoll ist, das muss jeder Betrieb für sich entscheiden. Kassensysteme

Vectron hat die beiden Kassensysteme POS Mini II und POS Vario II jetzt noch um die POS Touch ergänzt. Hier erfolgt die Bedienung über einen 15 Zoll-Touchscreen. Dabei bietet der Bildschirm viel Platz für die übersichtliche Darstellung selbst großer Artikelstämme. Die Kassendaten lassen sich auf einen handelsüblichen USB-Stick günstig abspeichern.

Die beiden anderen Kassensysteme arbeiten dagegen mit einer Kombination aus Tochscreen und Folientastatur. So ist der POS Vario II mit dem Strom sparenden LED-Backlight ausgerüstet, das Display lässt sich im Neigungswinkel bequem verstellen und anpassen. Durch das Miteinander von Touchscreen und Folientastatur können selbst große Artikelstämme übersichtlich dargestellt und abgerufen werden.

Um die Vectron-Kassen auf spezielle Anforderungen eines Backbetriebes zu optimieren, empfiehlt sich das Unternehmen KMZ. Das Team um Peter Kaierle passt die Vectron-Kassen per eigener Script-Programmierung an. Dabei umfassen die Leistungen von KMZ die ausführliche Beratung mit verschiedensten Lösungsvorschlägen, über die Kasseninstallationen vor Ort bis hin zu Schulungsmaßnahmen für die Mitarbeiter.

Ergänzend zu den Kassen der QT-6000-Serie hat Casio das Informationsterminal V-R100 entwickelt. Es stellt nach Herstellerangaben eine intelligente Kundenanzeige dar. Angezeigt werden Informationen über Produkte, Angebote, Brennwerte für Diabetiker und Inhaltsstoffe für Allergiker. In Verbindung mit der Casio-City-Card Kunden- bzw. Bonuskarte kann es als Marketinginstrument zur Kundenbindung genutzt werden. Der Kunde kann sich selbstständig am großen Multi-Touchscreen-Display informieren. Es können Informationen zu Produkten und Angeboten ausgewählt, gelesen und auch ausgedruckt werden. Dabei ist das Display dreiteilig aufgebaut, oben rechts sieht der Kunde seine Kassenbon-Daten.

Über ein Auswahlmenü kann er sich über auch über Zutaten, Brennwerte und Inhaltsstoffe anderer Produkte Auskunft geben lassen. So kann ein Allergiker die Zutaten eingeben, auf die er allergisch reagiert und sich die Produkte herausfiltern und anzeigen lassen, die diese Zutaten nicht enthalten. Alle diese individuell zusammengestellten Informationen kann sich der Kunde anzeigen und ausdrucken lassen. Die Infos können auch auf der persönlichen Kundenkarte gespeichert und beim nächsten Einkauf – in jeder Filiale – wieder abgerufen werden.

Auf einem anderen Teil des Displays (oben links) erscheinen die Angebot der Bäckereifiliale. Sortimentsbereiche, Produkte, Sonderaktionen sind über Produktbilder einzeln anzuschauen oder werden selbstdurchlaufend präsentiert. Unten steht am Bildschirm genügend Platz zur Verfügung, um durchlaufende Werbung zu platzieren. PC-Technik

Ganz bewusst auf PC-basierende Kassensysteme setzt Fox Logic mit den Aktiv-POS-Kassen. Diese verfügen über einen farbigen 15 Zoll-Touchscreen, Kundendisplay, Thermo- oder Nadeldrucker, sowie wahlweise Kartenleser und Scanner. Die Technik ermöglicht, dass die Fox Logic-Kassen auch von sich aus aktiv werden. Dies ist dann der Fall, wenn ein Mindestbestand bei einem Artikel erreicht wird. Eine Nachbestellung in die Zentrale kann die Kasse dann automatisch generieren.

Verbunden ist die Fox Logic-Kasse mit der Fox Logic-Branchensoftware, durch deren direkte Kommunikation Probleme beim Datenaustausch vermieden werden. So kann die Verkäuferin beispielsweise Bestellungen für Wiederverkäufer über die Kasse bonieren. Auf dem Bürorechner werden diese dann für die Rechnungserstellung erfasst. Kassenanbindung

Speziell auf Kassen bei Bäckereifilialisten ist die Kassenlösung Samuelson Back Shop ausgerichtet. Neben dem schnellen Kassieren werden hier zahlreiche Sonderfunktionen für die tägliche Routine angeboten. So steht für den Snackbereich eine innovative Lösung zur Verfügung. Denn hier gibt es oft Probleme bei der „scheibengenauen“ Erfassung von Positionen. Samuelson hat bei Back Shop jede Zutat erfasst und so kann der Snack bis hin zur Butter und der Gurkenscheibe erfasst werden. Fehler sind dabei so gut wie ausgeschlossen, da das Personal via Bildschirm ganz einfach aus Belags- und Zusammenstellungsvorschlägen auswählen kann. Samuelson empfiehlt deshalb, erst das Snackprodukt in der Kasse aufzurufen und dann das gewünschte Produkt zuzubereiten.

Hilfe bietet Back Shop aber auch bei der Bestelldisposition an. Hier stehen Daten und Erfahrungswerte über Bestell-, Verkaufs- und Retourenmengen der Vergangenheit zur Verfügung. Diese statistischen Daten können dazu genutzt werden, Bestellmengen für verschiedene Liefertouren vorzuschlagen. Gleichzeitig können die Bestellungen für die nächsten Tage und Wochen, sowie die Kundenvorbestellungen zu jedem Zeitpunkt aufgerufen und aktualisiert werden.

Ein anderes Instrument bei Back Shop ist die Funktion „Umlagern“. Damit wird der Warenaustausch innerhalb des Filialnetzes beschleunigt. Nach entsprechender Listenerstellung wird der Vorgang mit je einem Ausdruck für Absender, Empfänger und Zentrale bestätigt und abgeschlossen. Ist das Filialsystem über Samuelson Network komplett an die Datenkommunikation angeschlossen, werden die Bestandsmengen in den Filialkassen und in der Zentrale automatisch aktualisiert.

Eine Besonderheit mit Blick auf die Kassenanbindung an Branchensoftware kommt von der Dascus GmbH. Central Sotre Office (CSO) ist eine Softwarelösung, die verschiedene Kassensysteme steuert und verwaltet. Dabei wird nur eine Schnittstelle zur Backwarenwirtschaft genutzt. Damit können in Bedien-Cafés PC-Kassen mit mobilen Terminals installiert sein, während in Backshops mit Casio-Kassen gearbeitet wird. Der Mehrwert für den Bäckereibetrieb besteht aus dem integrierten Kommunikationstool, der Analyse transaktionsgenauer Bon- und Filialdaten (inklusive der Nachdruckfunktion einzelner Bons/Rechnungen), der Steuerung filialbezogener Werbebotschaften auf Monitoren bis hin zu einem umfangreichen Berichtswesen.

Die Warenwirtschaftslösung BNN für Bäckereien von OK Software GmbH kann mit allen gängigen Kassensystemen kommunizieren. Dabei ist eine umfangreiche Auswertung auf Basis der Verkaufsdaten möglich. Vorteil dieser Lösung im Vergleich zu den oft mit Kassen angebotenen Programmen ist laut OK Software, die Zusammenfassung aller relevanten Daten in einem Werkzeug.

So können Übersichten über Verkäuferinnen direkt mit Arbeitszeiten, Kassenöffnungen, Stornos, Umsatz, Kundenzahl und anderen wichtigen Kennzahlen versehen werden. Damit lassen sich die Verkaufsleistungen besser bewerten. Die filialweise Auswertung erlaubt es, schwächere Filialen von stärkeren unabhängig zu betrachten.

Neben der Arbeit direkt am PC, können mit BNN die Filialdaten, wie Bestellung, Retouren oder Umlagerungen automatisiert über die Kassenschnittstelle eingelesen werden. Dies macht das sonst übliche Fax oder Telefonat mit dem Sachbearbeiter im Büro überflüssig. Zudem sind die Verkäuferinnen so direkt für ihre Retouren und Bestellungen verantwortlich zu machen. Komplettlösungen

Mehr und mehr setzen sich am Markt Komplettlösungen durch, die Kassensystem samt Branchenprogramm beinhalten. Der Vorteil derartiger Lösungen sind problemlose Schnittstellen und dass nur ein Ansprechpartner angefordert werden muss.

Aus der Schweiz kommt die Komplettlösung von HS Soft. Deren Basis in den Filialen sind PC-basierende Touchkassen mit der Software Cash Assist. Auf Kundenseite steht ein „Mediencenter“ zur Verfügung, das im Breitformat für einen transparenten Verkauf sorgt und Backwaren bestens in Szene setzt. Cash Assist kann mit zusätzlichen Geräten, wie dem Funkboniersystem Orderman oder Kreditkartenterminals, verbunden werden. Ein zunehmend gefragtes Tool ist das Kundenkartensystem Cash Assist Card. Die Karten können mit Geld aufgeladen, als Punkte- oder Mitarbeiterkarte verwendet und sogar zur Zeiterfassung genutzt werden.

Die Daten von Cash Assist werden von der Warenwirtschaft Faktura Assist übernommen. Hier werden Kundenstammdaten erfasst und verwaltet, Artikel gepflegt und Backzettel erstellt. Diese Warenwirtschaft erledigt übersichtlich alle wichtigen Aufgaben des Bestellwesens und der Datenübergabe an die Produktion.

Ausschankkontrolle

Die Branchensoftware Marvin von Goecom wurde mit einem Tool zur Ausschankkontrolle erweitert. Über die Kasseneingabe wird der aktuelle Zählerstand an Marvin übermittelt. Marvin berechnet daraus die Art der ausgeschenkten Getränke und die Anzahl der Vorgänge. So kann der tatsächliche Verkauf ermittelt und Schwund verhindert werden. Ein anderes neues Tool von Marvin ist für Backbetriebe vorgesehen, die SB-Märkte beliefern. Ein leidiges Thema ist in der immer wieder die Rechnungskontrolle. Dabei werden automatisch die abgerechneten Werte mit den Netto-Bestellmengen verglichen und Differenzen grafisch ausgewiesen. Statt mehrere Stunden Arbeit pro Woche, kann jetzt die Überprüfung in wenigen Minuten erfolgen.

Was früher mit Stempelkarten oder Bon-Marken erfolgte, das übernehmen heute moderne Kartensysteme in Verbindung mit den Kassen. Die Rede ist von Kundenbindungsinstrumenten, die Bonus, Rabatte oder Sondervergünstigungen anbieten. Sie können wie das bereits erwähnte System von HS-Soft auch als Bezahlkarte genutzt werden.

Vectron hat dafür das bon Vito-System entwickelt. Hier ist jeder vergebene „Rabattstempel“ mit dem Bezahlvorgang in der Kasse verbunden. Ein Missbrauch ist praktisch ausgeschlossen. Die Karte kann auch mit einer Bezahlfunktion ausgestattet werden, dann kann sie wie Prepaid- und Geschenkgutschein-Karte eingesetzt werden. Auch ist möglich, die Karte mit Kreditfunktion zu versehen, um mit dieser Karte zu bezahlen. Zum bestimmten Termin wird dann das Kartenkonto abgerechnet. Weitere Funktionen sind Direktrabatte, ein Punkte-Bonusprogramm und Coupons per-E-Mail, SMS oder Bon-Aufdruck.

Eine Kundenkarte kann auch in die Kassen- und Softwarelösung B.I.T. von Ulmer-Kemo integriert werden. Dabei lassen sich über das B.I.T.-Programm vielfältige Rabattfunktionen einstellen. Die Karte lässt sich auch als Wertkarte nutzen, was den Kassiervorgang wesentlich beschleunigt.

Ob die Marketingmaßnahmen wie Kundenkarten greifen, sollte natürlich auch überprüft werden. Warenwirtschaftssysteme bieten hierfür verschiedene Auswertungs-Programme an. B.I.T. hat ein spezielles „Reporter-Modul“, das die gesammelten Filialkennzahlen anschaulich und leicht verständlich darstellt. ABC-Analysen, Frequenzberichte, Bediener-Negativ-Listen, Ansichten einzelner Bons etc. sind möglich.

In Kooperation zwischen Optimo Bercher und Compdata wird das Kennzahlenprogramm Optiqlik angeboten. Damit muss der Betriebsinhaber nicht mehr auf die Berichte der Mitarbeiter warten, sondern erhält in Echtzeit alle gewünschten individuellen Kennzahlen als Tabellen oder Diagramme. In der Cockpit genannten Übersicht sind alle wichtigen Zahlen auf einem Blick zu sehen. Durch die Farbgebung sieht man sofort, in welchen Bereichen Handlungsbedarf besteht. Dann kann man sich über das Drill-Down-Menü Schritt für Schritt ins Detail führen lassen. Die Daten dafür werden aus der Bäckereisoftware übernommen.

Rezepturen und Kalkulation

Neu auf den Markt kam dieses Jahr die von der Bäko-Zentrale Nord und ihren Mitgliedsgenossenschaften angebotene Software Backbüro. Die eigens entwickelte Lösung bietet Handwerksbetrieben Hilfestellung bei Rezepturverwaltung, Deklaration, Übersicht des Wareneinsatzes und zur Warenbestellung. Über die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche erfolgt die Bedienung intuitiv, die Tools sind miteinander verknüpft, was letztlich Zeit und Geld spart. Mit wenigen Klicks werden die Daten abgerufen und der Betrieb transparent gesteuert. Infos über die Software erhalten Betriebe direkt bei ihren Regionalgenossenschaften.

Betriebswirtschaftliche Fragestellungen wie Finanz- und Liquiditätsplanung, Kalkulation von Stundensätzen und Preisen können mit der Software BWA-Chefplanung von der Firma Zahlwerk durchgeführt werden. Grundlage dafür ist die Oberfläche von Microsoft Excel, hinter der sich eine umfangreiche Programmierung befindet. So können mit geringem Zeitaufwand die relevanten Kennzahlen zur Verfügung gestellt werden.

Übernommen werden die Daten mittels Schnittstelle vom Buchhaltungsprogramm. Anschließend sind alle wichtigen Analysen und Kennzahlen sofort erkennbar. Damit lassen auch Zukunftsprognosen aufgrund der aktuellen Geschäftsentwicklung erstellen und das zu erwartende Jahresergebnis und die Liquidität prognostizieren. Bei Veränderungen kann der Unternehmer schnell reagieren, Strategien anpassen oder auch Alternativszenarien durchrechnen.

Mit dem „Was-wäre-wenn“-Szenario werden Planspiele durchgeführt, ohne die echten Betriebszahlen durcheinander zu bringen. So kann geprüft werden, wie sich das Jahresergebnis verändert, wenn bestimmte Parameter sich ändern. Betriebwirtschaftlich sinnvolle Varianten lassen sich speichern und zur gegebenen Zeit in die Realität umsetzen. In Betrieb genommen wird die Software, in dem Zahlwerk die individuellen Unternehmensdaten (Kontenaufbau, Struktur der BWA) jeweils anpasst. Über eine Schnittstelle können anschließend die Daten aus allen gängigen Buchhaltungssystemen übernommen werden. Anschließend wird mit dem Programm gearbeitet.

Spezialisiert auf die Arbeitszeiterfassung und die Personaleinsatzplanung ist eine Softwarelösung der Djucom Software GmbH. Dabei wird der Personaleinsatz im Voraus geplant mit Berücksichtigung der Mitarbeiterqualifikation und deren Auslastung. Dafür werden umfangreiche Stammdaten erhoben, die beispielsweise auch die Verfügbarkeit der Mitarbeiter erfassen. Die Zeiterfassung erfolgt dann über Kassen und andere Hardware-Lösungen. Zur Kontrolle ist eine Anwesenheitsübersicht in Echtzeit möglich. Integriert ist auch eine Zutrittskontrolle, die einen Abgleich der Zutrittszeiten mit der Einsatzplanung vornimmt. Neben der Software liefert Djucom auch technische Beratung bei der Implementierung der Komponenten.

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