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Die Kasse wird zum gläsernen Archiv fürs Finanzamt

Ab Januar 2017 müssen Registrierkassen getätigte Buchungen elektronisch auslesbar abspeichern. (Quelle: Fotolia/Photology)+
Ab Januar 2017 müssen Registrierkassen getätigte Buchungen elektronisch auslesbar abspeichern. (Quelle: Fotolia/Photology)

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Kassendaten müssen steuerlich künftig unveränderbar und jederzeit auslesefähig abgespeichert werden

Von Hans Stumpf

Ein Schreckgespenst geistert durch den Einzelhandel und verunsichert auch viele Bäcker. Es trägt die Bezeichnung GDPdU und ist eine , die die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“, beschreibt.

Für Verunsicherung sorgen die immer noch nicht formulierten Ausführungsvorgaben, obwohl die GDPdU bereits 2002 beschlossen wurde und ab Ende diesen Jahres voll in Kraft tritt.

„Wir brauchen deshalb wohl eine neue Kasse“, sagt der Chef einer kleinen Bäckerei. Die Kassenauswertung der elektronischen Registrierkasse wird von ihm per Hand in das Kassenbuch übertragen, das am PC geführt wird. Aber damit gibt sich das Finanzamt ab Ende diesen Jahres nicht mehr zufrieden.

Jeder Kassenvorgang muss

fortlaufend numeriert sein

Ab Januar 2017 gelten erweiterte Regeln. „Die elektronische Kasse muss dann in der Lage sein, alle Entstehungsdaten fälschungssicher zu dokumentieren“, erklärt Sascha Kaierle von KMZ Kassensysteme.

Das heißt, dass jede Änderung in den Stammdaten im gleichen System dokumentiert werden muss. Jeder Kassenvorgang muss mit einer fortlaufenden und unveränderbaren Nummer versehen werden. Die Aufbewahrungspflicht beträgt zehn Jahre.

Der neuen digitalen Aufbewahrungspflicht unterliegen alle Unternehmer, die mit Hilfe von PC-Kassen, mit einer PC-verbundenen Registrierkasse oder mit sogenannten „aufrüstbaren“ Registrierkassen Rechnungen und Kassenbons erzeugen, die mindestens die Anforderungen einer Kleinbetragsrechnung erfüllen. Werden die Vorgaben nicht eingehalten, ist der Steuerprüfer berechtigt, die Umsätze zu schätzen.

Daten sind in unveränderbarer

Form vorzuhalten

Die GDPdU, die 2015 von der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ersetzt wurde, verlangt eine Mitwirkungspflicht des Steuerpflichtigen bei der Prüfung seiner elektronischen Steuerunterlagen.

So müssen die Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Sie müssen dem Finanzamt in einer manipulationssicheren und unveränderbaren Form übergeben werden, die es auch lesen kann. Das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form wie auf Journal-Streifen ist nicht zulässig.

„Wir schätzen, dass rund 72 Prozent aller Bäcker mit EDV-gestützten Systemen im Kassenbereich versorgt sind“, beschreibt Sascha Kaierle die Situation.

Mehrwertsteuersatz

ist häufig ein Streitpunkt

Aus Erfahrungen mit zurückliegenden Betriebsprüfungen bei Kunden von KMZ weiß er auch, dass die Finanzbehörden schon nach den Vorgaben fragen. „Die derzeitige lässt vermuten, dass die Prüfungen schnell umgesetzt werden.“

Dass gerade die Kassendaten verstärkt geprüft werden, bestätigt auch Reiner Veit, Geschäftsführender Gesellschafter von Compdata. „Dabei werden zunehmend Problemfälle hervorgerufen.“

Streitpunkt ist der unterschiedliche Mehrwertsteuersatz bei Außer-Haus- und Vor-Ort-Verzehr. „Intelligente Softwaresysteme der Finanzbehörden überprüfen die Richtigkeit der Berechnung in der Filiale“, erklärt Veit.

Schulungen fürs

Personal einplanen

Entstünden große Abweichungen zu den Erfahrungswerten oder den monatlichen Werten im Kassenbuch, könne der Betrieb in das Visier der Steuerprüfer kommen. Registrierte Verkaufsvorgänge seien nicht manipulierbar. Veit rät zu „konsequenten Schulungen des Personals in Sachen Mehrwertsteuer und Umgang mit den Kassen“, um Bon-Prüfungen erfolgreich zu bestehen.

Dann muss aber auch die Technik in den Kassen stimmen. Das heißt für Bäcker, dass sie ein Kassensystem brauchen, dass „GoBD/GDPdU-konform“ ist. KMZ Kassensysteme vertreibt Vectron-Kassen.

Installation einer Schnittstelle

ermöglicht Datenübermittlung

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