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Damit die Kasse stimmt

Eine Karte – viele Möglichkeiten:

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Eine Karte – viele Möglichkeiten: Kundenkartensysteme bieten eine Fülle an Funktionen. (Quelle: HS-Soft)

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Kassensysteme beherrschen neben der Bezahlfunktion das Sammeln und die Weitergabe von Informationen

Von Hans Stumpf

Ein besonders sensibler Bereich für einen Betrieb sind die Kassen. Hier wird Bargeld in großen Mengen erfasst und vorgehalten. Gleichzeitig gibt es hier auch die Chance, wichtige Daten zu sammeln und zu nutzen. Aufgaben, die nur mit modernen Kassensystemen in den Griff zu bekommen sind.

Dabei sind es sowohl spezielle Lösungen für Backbetriebe wie die Kassensysteme von , oder von , aber auch Standardkassen wie von , die Unternehmen wie auf die Bedürfnisse der backenden Branche eingerichten.

„Wir könnten heute nicht mehr ohne sie auskommen“, sagt auch Bäckermeister Andreas Hiltner im bayerischen Weiden. Er nutzt PC-Kassen und das System Cashassist von HS-Soft. Über einen Touchscreen erfolgen hier genauso wie bei anderen Systemen die Eingaben beim Verkaufsvorgang. „Was uns vor allem weiter gebracht hat, dass sind die Kundenkarten“, erzählt Andreas Hiltner. Er hat sie schon über sechs Jahre im Einsatz und spricht von einer hohen , die damit erreicht wird.

Hiltners Kundenkarten können auch als Gutscheinkarte genutzt werden. „Somit entfällt das aufwändige Erstellen und Verwalten von Gutscheinen“, zeigt Andreas Hiltner einen weiteren Vorteil auf. Der Betrieb hat immer den Überblick, welche Gutschein und in welcher Höhe noch in Umlauf sind. Ein Missbrauch wird quasi ausgeschlossen.

Bezahlen mit Karte

Am neuen Hauptsitz der Bäckerei Hiltner wird auch eine Bäckergastronomie betrieben. Hier ist von Vorteil, dass die aus Wert- / Bezahlkarte genutzt werden kann. Ist sie mit einen entsprechenden Geldbetrag aufgeladen, wird sie beim Bezahlvorgang in jeder Filiale oder im Café einfach vorgelegt und der Betrag wird abgebucht. Andreas Hiltner: „Das spart an der Theke für beide Seiten Zeit und verhindert Fehler bei der Herausgabe von Wechselgeld.“ Noch besser zeigt sich das im Café, wenn mit Hilfe des Orderman-Systems direkt am Tisch schnell und einfach bezahlt wird.

Neben der Bezahlfunktion haben Kundenkarten vor allem den Sinn, den Konsumenten dauerhaft an einen Betrieb zu binden. Vectron hat dafür das Bonvito-System entwickelt. Hier werden die Kundenkarten registriert und Aktionen und Vorteile sogar über E-Mail oder SMS an Kunden weitergeleitet.

Der Karteninhaber hat den Vorteil, dass die Karte selbst anonym ist, da seine Daten nicht auf der Karte gespeichert sind. So sind die registrierten Karten mit den gesammelten Boni und aufgeladenem Guthaben verlust- und diebstahlgesichert. Im Falle eines Verlustes wird die alte Karte gesperrt und eine neue Karte aktiviert. Das Guthaben und die Boni bleiben erhalten. „Die Bäckerei hat den Vorteil, dass sämtliche Umsatzbewegungen gespeichert werden und online sichtbar sind“, erklärt Daniela Tünte von Vectron einen wesentlichen Vorteil des Systems.

Eine Voraussetzung für derartige Systeme ist allerdings, dass die Kassen immer online sind. Gibt es Schwierigkeiten mit der Internetanbindung, können auch solche Systeme nur beschränkt funktionieren. Vectron hat Bonvito zur Sicherheit des Bäckers so gestaltet, dass nur die Ausgabefunktion, also die Vergabe von virtuellen Stempeln und Punkten funktioniert. Wenn die Kasse wieder online ist, erfolgt der Abgleich mit dem Server automatisch und gespeicherte Daten werden übertragen. „Die Bezahlfunktion mit der Karte ist nur möglich, wenn die Kasse online ist“, beschreibt Daniela Tünte das System, da immer der aktuelle Kontostand der Karte geprüft werden müsse.

Zur Kundenbindung lassen sich über Bonvito auch verschiedenste Aktionen initiieren und steuern. Mit Blick auf Internet-Aktionen können auch digitale Gutscheine, wie etwa zum Geburtstag des Kunden erstellt werden. Dieser wird direkt in der App des Kunden unter dem Modul Coupons angezeigt, im Kundenkonto gespeichert und beim nächsten Besuch automatisch eingelöst.

Zahlen und Stempeln

Ähnlich funktioniert die Technik auch bei der Kundenkarte, die Samuelson mit der Kassenlösung Backshop2 anbietet. Die Kundenkartenfunktion kann automatisch deaktiviert werden, wenn die Kasse offline ist. „Manche Bäckereien möchten jedoch ihren Kunden auch im Offline-Betrieb den Service zur Verfügung stellen, wohlwissend, dass das System an dieser Stelle manipuliert werden könnte“, erklärt Dominik Skora von Samuelson. Deshalb kann die Option auch nur zentralseitig gesteuert werden.

Samuelson empfiehlt die Kartennutzung aber auch für die Mitarbeiter. Für die Förderung der Firmenbindung können Mitarbeiterkarten mit zusätzlichen Entlohnungen über das zentrale Steuerungsprogramm aufgeladen werden. Die Mitarbeiter können dann mit dem Guthaben bargeldlos in den Filialen einkaufen. Es lassen sich für die Karten auch individuelle Rabatte hinterlegen. Gleichzeitig wird die Mitarbeiterkarte zur Arbeitszeiterfassung genutzt. Über die Kassen von Samuelson können sich die Mitarbeiter an- und abmelden. Die Daten werden dann zur zentralseitigen Auswertung weiter gegeben.

Da sämtliche Daten nahezu in Echtzeit weiter gegeben werden, ist die Kundenkarte immer aktuell. Kauft ein Kunde eine Kundenkarte in Filiale A, so kann er diese schon Minuten später in jeder anderen Filiale nutzen. Vorteil dieser Echtzeit-Datenerhebung ist auch, dass zur Filialüberwachung immer aktuelle Daten zur Verfügung stehen. „Sie können so während des laufenden Betriebes bereits Einfluss auf das Tagesgeschäft nehmen, indem Sie zum Beispiel Überbestände an Filialen mit geringerem Warenbestand umlagern“, verdeutlicht Dominik Skora.

Eine Filialüberwachung mit Hilfe des Kassensystems muss jedoch noch viel umfangreicher sein. Dabei gilt es zwei Bereiche zu bearbeiten: Zum einen geht es um den betriebswirtschaftlichen Erfolg der Filiale und somit des Gesamtbetriebes. Zum anderen geht es um die Vermeidung von Missbrauch durch Diebstahl in all seinen Facetten. „Wir schauen uns vor allem die Kassenabschlüsse und die Stornos an“, beschreibt Bäckermeister Andreas Hiltner sein Vorgehen. Bei den betriebswirtschaftlichen Auswertungen interessieren ihn vor allem die Artikelstatistik, aber auch die Stundenleistungen. Um Missbrauch an den Kassen zu verhindern, setzt Hiltner noch auf eine weitere Maßnahme: „Wir lassen schon mal Bekannte und Freunde bei uns gezielt einkaufen, um zu prüfen ob alles boniert ist.“

Daten auswerten

Reiner Veit, geschäftsführender Gesellschafter von , empfiehlt deshalb, die Mitarbeiter eindeutig anzuweisen, alle Verkaufsvorgänge in die Kasse einzugeben. „Jede andere Handhabung ist eine Grauzone und kann das Fehlverhalten von Mitarbeitern nach sich ziehen.“ Veit empfiehlt die Verknüpfung der Kassendaten mit einer cleveren ERP-Software wie Optiback2. Durch die Auswertung der Produktions-, Verkaufs- und Retourenzahlen der einzelnen Artikel bestehe die Möglichkeit, Diebstahl zu entdecken und gezielt dagegen vorzugehen.

Um Bargeldmanipulationen auszuschließen, sollten Kassendifferenzen erst nach Ausdruck des Tagesabschlusses für den Bediener in der Filiale ersichtlich sein. Samuelson bietet zudem die Möglichkeit, größere Datenmengen nach Filterkriterien zu durchsuchen und so schnell Auffälligkeiten zu erkennen.

Peter Kaierle, Geschäftsführer von KMZ-Kassensysteme, empfiehlt eine Einbindung von Videoüberwachung an die Kasse: „Dann werden die kompletten Bondaten im System mit aufgezeichnet und können visuell eingesehen werden.“ KMZ nutzt hier die eigene Softwarelösung Filialfox II, mit der bestimmte Verkaufsvorgänge nachgewiesen und im Videosystem zeitnah nachvollzogen werden können. Technisch notwendig ist dafür ein Uhrzeitserver, damit die Uhrzeiten von Kassen und Videoaufzeichnungsgerät immer gleich sind. Peter Kaierle empfiehlt, auch die Journale oder Frequenzberichte auszuwerten, um festzustellen, ob zu bestimmten Zeiten weniger Kasseneingaben erfolgt sind.

Zu Kassenmanipulationen kann es aber auch von Seiten der Unternehmer kommen. Dabei wird wohl auch mit spezieller Software wie „Phantomware“ oder „Zapper“ gearbeitet. Der nordrheinwestfälische Finanzminister schätzt die Steuerausfälle in Deutschland auf rund neun Mrd. Euro jährlich.

Bei der Bekämpfung des Missbrauchs von POS-Systemen durch Steuerpflichtige zum Zwecke der Steuerhinterziehung sind unterschiedliche Ansätze möglich. Das Spektrum der Lösungen hat sich erweitert und vom ursprünglichen italienischen Fiskalspeicher - bei dem die Verkaufsdaten am Ende eines Geschäftstages auf einem Aufnahmegerät gespeichert werden - zur portugiesischen zertifizierten POS-Software weiterentwickelt. Bei muss das System verschlüsselte Verkaufsdaten mit digitalen Signaturen erzeugen, die eine echte Transaktion beweisen.

Fiskalspeicher

In Deutschland besteht noch bis Ende 2016 eine Übergangsfrist. Doch dies ist nur oberflächlich eine Aufschiebung des Problems. „Schon jetzt muss jedes einzelne verkaufte Produkt über einen Zeitraum von zehn Jahren elektronisch und unveränderbar gespeichert und archiviert werden“, argumentiert Daniela Tünte von Vectron. Diese Daten seien auch bei einer Betriebsprüfung vorzuweisen. Vectron hat deshalb die für die Finanzbehörden relevante Funktion des Vectron Commanders prüfen lassen. Das Testat ist für die Finanzverwaltung zwar rechtlich nicht bindend, doch stellt es momentan die beste Möglichkeit dar, die Gesetzeskonformität des Systems zu belegen.

Bei neuen Vectron-Kassen ist dieser elektronische Speicher bereits vorhanden. Die Hintergrund-Software liest diesen jeden Tag aus den Kassen aus und legt die Datei in einem separaten Verzeichnis unveränderbar ab. „Sämtliche Vectron-Kassen mit der Bezeichnung P64 lassen sich auf diesen Fiskalspeicher physikalisch und softwaretechnisch aufrüsten“, erklärt Peter Kaierle die praktische Umsetzung. Bäckermeister Andreas Hiltner muss sich hierüber keine Gedanken machen. Sein System ist bereits dafür ausgerüstet. Die Daten werden verschlüsselt von der Kasse auf den Server übertragen und können somit weder an der Kasse noch im Büro manipuliert werden.

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