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Arbeitspapiere sind abzuholen

Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitern bei Beschäftigungsende ordnungsgemäß die Arbeitspapiere übergeben – ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen. 
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Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitern bei Beschäftigungsende ordnungsgemäß die Arbeitspapiere übergeben – ein Zurückbehaltungsrecht ist ausgeschlossen.

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Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sorgt die fällige Übergabe der Unterlagen oftmals für Streit

Karlsruhe (p). Die Aufnahme, Durchführung und auch die Beendigung des Arbeitsverhältnisses ist regelmäßig in Arbeitspapieren zu dokumentieren. Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitgeber aufgrund arbeitsvertraglicher Nebenpflichten die Arbeitspapiere sorgfältig und richtig zu erstellen und dem Arbeitnehmer herauszugeben.

Hierzu gehören dann mit Ausnahme des Lebenslaufs und der Bewerbung alle vom Arbeitnehmer zu Beginn überlassenen Unterlagen, das sind:

Die Lohnsteuerkarte gemäß §39bEstG;

Die Arbeitsbescheinigung zur Vorlage bei der Agentur für Arbeit gemäß § 286 SGB III;

Die Urlaubsbescheinigung über im Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub gemäß § 6 Abs.2 BurlG;

Das Gesundheitszeugnis (Erstbelehrung gemäß § 43 IfSG, früher Gesundheitszeugnis gemäß § 18 BSeuchG);

Der Sozialversicherungsausweis gemäß § 99 Abs.1 SGB IV;

Meldung an den Sozialversicherungsträger gemäß 28a Abs.1 SGB IV;

Unterlagen über vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersversorgung;

Zeugnis gemäß § 109 GewO;

Bei Jugendlichen: die zusätzliche Gesundheitsbescheinigung gemäß § 32 Abs.1 Nr. 2 JarbSchG;

Bei Ausländern aus Nicht-EU-Staaten die Arbeitserlaubnis bzw. Arbeitsberechtigung.

Die Fälligkeit des Herausgabeanspruchs tritt grundsätzlich mit der tatsächlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein, also mit Beschäftigungsende oder Ablauf des Schlussurlaubs oder einer Freistellung. Die Arbeitspapiere sind dabei nach dem Kenntnisstand des Arbeitgebers abzuschließen und am letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses für den Arbeitnehmer bereit zu halten. Einen Anspruch auf vorzeitige Herausgabe bei Urlaub am Ende des Beschäftigungsverhältnisses oder bei Freistellung besteht nicht. Erfüllungsort für die Aushändigung ist wie auch bei den sonstigen rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis der Ort der Arbeitsstätte gemäß § 269 BGB. Die Arbeitspapiere sind vom Arbeitnehmer oder einem von ihm schriftlich Bevollmächtigten im Betrieb abzuholen (Holschuld).

Werden die Arbeitspapiere am letzten Tag des Arbeitsverhältnisses bereitgehalten, so besteht keine Verpflichtung zum Versand der Unterlagen, es sei denn, dem Arbeitnehmer ist es aufgrund Krankheit oder aufgrund zu großer Entfernung seines Wohnortes vom Arbeitsort nicht zuzumuten, die Papiere abzuholen. Auch bei Erteilung eines Hausverbotes wandelt sich die Holschuld in eine Schickschuld.

Kann der Verdienst am letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses noch nicht abschießend ermittelt werden (z.B. bei Ausfüllung der Arbeitspapiere über eine externe Datenverarbeitung), sind die hiervon nicht betroffenen Unterlagen fertig zu stellen und dem Arbeitnehmer mit einer Zwischenbescheinigung, die die wesentlichen Daten enthält, herauszugeben. Die ausstehenden Arbeitspapiere sind innerhalb des betriebsüblichen Abrechnungszeitraums dem Arbeitnehmer zuzuschicken. Entsprechendes gilt im Falle der fristlosen Kündigung; die Arbeitspapiere sind dann in einer angemessenen Zeit, ohne Zögern, vom Arbeitgeber auf eigene Gefahr und Kosten dem Arbeitnehmer zu übersenden.

Etwaige Zurückbehaltungsrechte des Arbeitgebers an den Arbeitspapieren sind ausgeschlossen, da der Arbeitnehmer diese zur Vorlage bei einem neuen Arbeitgeber oder der Agentur für Arbeit benötigt. Das gilt auch bei einem laufenden Kündigungsschutzprozess.

Arbeitgeber sollten beachten, dass die unterlassene oder verspätete Herausgabe der Arbeitspapiere nach allgemeinen Grundsätzen einen Schadensersatz aus Verzug begründet. Denn der Arbeitgeber gerät hierbei ohne weitere Mahnung in Verzug, wenn er bei regelgerechter Beendigung des Arbeitsverhältnisses dem am letzten Tag des Beschäftigungsverhältnisses anwesenden Arbeitnehmer oder gegebenenfalls seinem ordnungsgemäß Bevollmächtigten die Arbeitspapiere nicht zur Verfügung stellt.

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