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Steuer & Recht

Aufbewahrungsfristen für Unterlagen

Bonn (p). Viele Unternehmen nehmen den Jahreswechsel zum Anlass, sich von nicht mehr benötigten Unterlagen zu trennen.

Doch nicht alle Unterlagen, die momentan nicht mehr benötigt werden, dürfen auch vernichtet werden. Denn handels- und steuerrechtliche Vorschriften schränken den betrieblichen Spielraum ein. Dabei sind die steuerlichen Vorschriften umfassender und haben in der Praxis die größere Bedeutung.

Vorschriften

Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften zur Aufbewahrung stimmen zum Teil überein:

Das HGB verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB).

Die AO sieht vor, dass alle Unternehmen sämtliche Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind (§147 AO).

10 Jahre aufbewahren

Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz

und die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen sowie alle sonstigen Organisationsunterlagen

Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Eigenbelege)

6 Jahre aufbewahren

Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe

Kopien der abgesandten Handels oder Geschäftsbriefe

Sonstige Unterlagen soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (z. B. Mietvertrag)

Zweifelsfragen

Trotz aller gesetzlichen Regelungen treten immer wieder Zweifelsfragen auf. Zum Beispiel:

Bewerbungsunterlagen

Bei Einstellung: zur Personalakte,

Bei Absage: Namen in einer Bewerberliste notieren, Schreiben unter Beachtung des Datenschutzes vernichten.

E-Mails

Es kommt auf den Inhalt an: So lange aufbewahren wie ein entsprechendes Dokument in Papierform, also zum Beispiel:

Unverbindliche Anfragen: gar nicht

Auftragsbestätigungen: 6 Jahre

Rechnungen: 10 Jahre

E-Mails mit steuerlichem Inhalt müssen auch elektronisch archiviert werden.

Kundenanfragen, die zu keinen Aufträgen führten:

Gegebenenfalls aus Marketing-Gründen sammeln,

Ansonsten: nach Erledigung wegwerfen

Reklamationsschreiben

Aufheben, da rechtlich relevant.

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