Reportage

Zentrales Steuerungselement

Die Bäckerei Padeffke in Mössingen organisiert alle Abläufe mit einem EDV-System / PC-Kassen liefern die Daten direkt in die Warenwirtschaft

Ein Systemwechsel bei der Software müsse gut geplant werden, ist Michael Padeffke überzeugt. Für seine Bäckerei mit 18 Standorten rund um Mössingen südlich von Stuttgart nutzt er seit Juli letzten Jahres die Bäckereisoftware B.I.T. von Ulmer Kemo. Nachdem er die Software eingeführt hatte, begann er auch mit der Umstellung auf Kassen von Ulmer Kemo. „Es war ein richtiger Schritt, dass wir dies Stück für Stück gemacht haben“, argumentiert auch Dieter Wurster, der in der Bäckerei für EDV und Marketing zuständig ist.

Notwendig wurde der Softwarewechsel, weil das bisherige System noch auf dem Betriebssystem DOS lief. Wurster: „Schnittstellen waren nur begrenzt möglich, an eine Filialanbindung war gar nicht zu denken.“ Es musste viel telefoniert werden und viel Papierverkehr war notwendig. „Für unsere Betriebsgröße war das nicht mehr akzeptabel“, blickt Padeffke zurück. Er hat sich mit seinen Mitarbeitern verschiedene Lösungen angeschaut und mit Kollegen gesprochen. „Wobei einige Systeme etwa gleiche Möglichkeiten bieten wie das von Ulmer Kemo.“ Für Padeffke zählen aber nicht nur die Leistung, sondern auch die Betreuung, die er besonders bei Software erwartet. „Denn es musste ja auch viel auf unsere Bedürfnisse angepasst werden.“

Fester EDV-Betreuer

Diesen Service hat Meisterbäcker Padeffke von Ulmer Kemo bekommen. Ein fester Betreuer stand und steht dem Unternehmen zur Seite. Zusammen wurde dann die Umstellung auf B.I.T. vorbereitet und umgesetzt. Dazu wurde ein Zeitplan erstellt, die Aufgaben klar festgelegt und sich mit der neuen Software auseinander gesetzt.

Die benötigten Daten standen aus dem bisher genutzten EDV-System heraus zur Verfügung. „Die Frage war, wie man das neue System sinnvoll bestückt“, blickt EDV-Fachmann Wurster zurück. Denn das neue ist wesentlich umfassender: „1000 Prozent mehr“, lächelt Padeffke. Allerdings muss dies bereits beim Einpflegen der Daten beachtet werden. Nun können für jeden Artikel eine ganze Reihe von Parametern dazu gefügt werden. Unterstützung leistete hier Ulmer Kemo, deren Mitarbeiter Tipps für die praktische Umsetzung gab. Dazu gehörte beispielsweise, dass alle Artikel neu geordnet wurden. „Und es hat dann auch vom ersten Tag an funktioniert“, stimmen Michael Padeffke und Dieter Wurster überein. Das erste Ziel war, eine der Grundfunktionen wie die Backzettelerstellung zum Laufen zu bringen. „Man darf sich keine zu hohen Ziele setzen“, zeigt Michael Padeffke seine Philosophie auf, die auch bei diesem Projekt zum Tragen kam.

Im nächsten Schritt sind nun die Filialen an das System angebunden worden. „ Von Vorteil ist, dass Ulmer Kemo PC-Kassen einsetzt“, argumentiert Dieter Wurster. Mit ihnen habe man mehr Möglichkeiten als mit herkömmlichen Kassensystemen, denn das Layout der Bedieneroberfläche – die Platzierung der Tasten auf dem Touchscreen – kann selbst gestaltet werden.

Bei der Kasseneinführung wurden die Mitarbeiter durch umfassende Schulungen eingebunden. Dabei ging man filialweise vor: Sämtliche Mitarbeiter einer Filiale wurden am Tag vor Einführung der neuen Kassen für einen halben Tag am Firmensitz geschult. Dieter Wurster: „Abends haben wir dann die neuen Kassen in der Filiale aufgestellt und konnten am nächsten Tag beginnen.“ Der Start war gleich in der größten Filiale mit insgesamt vier Kassen. „Wenn es dort klappt, dann klappt es auch in den anderen Filialen“, war der Gedanke von Michael Padeffke. Zusätzlich wollte er die dort gesammelten Erfahrungen auf die anderen Filialen übertragen.

Einführung gut geklappt

Die Mitarbeiter kommen sehr gut mit den PC-Kassen von Ulmer Kemo zurecht. Trotzdem wurden von Seiten des Softwarelieferanten noch Anpassungen vorgenommen. Michael Padeffke: „Zu Beginn war es beispielsweise noch notwendig, dass sich ein Mitarbeiter an allen Kassen der Filiale anmelden musste. Das war zu umständlich.“ Jetzt reicht es, wenn sich die Mitarbeiter an einer Kasse anmelden. Die Daten, die auch der Arbeitszeiterfassung dienen, werden automatisch an die anderen Kassen der Filiale übergeben.

Ulmer Kemo hat für Padeffke auch die betriebswirtschaftlichen Zahlen entsprechend aufgearbeitet, denn die Umsätze werden offen mit den Mitarbeitern besprochen. „Jeder weiß, dass wir fünf Prozent auf bestehender Fläche – bereinigt um die Preiserhöhungen – wachsen wollen“, sagt Michael Padeffke offen. Dafür steht in jeder Filiale ein Ordner, der die Umsätze der Filiale komplett mit Detailumsätzen wie der Umsatz pro Kunde usw. enthält.

Auch die nächsten Schritte sind schon geplant. Wenn alle 18 Filialen an B.I.T. angebunden sind, sollen mit dem elektronischen Kassenbuch weitere Arbeitsschritte in der Buchhaltung eingespart werden.

Kassen sind Info-Terminals

In den Filialen sollen die Kassen auch als Informationsterminal genutzt werden. „Wir arbeiten schon lange mit PIN-Backwaren und haben einen Ordner mit Nährwertangaben für alle unsere Produkte erstellt“, zeigt Padeffke auf. Dies soll künftig über die Kassen erfolgen. Die Funktion von PIN-Backwaren wird dann von der B.I.T.-Software erledigt. Ein Druck auf die Infotaste zeigt der Verkäuferin wichtige Informationen zum jeweiligen Produkt, über den Bondrucker werden die Daten ausgegeben. Padeffke verspricht sich davon eine höhere Beratungssicherheit in den Filialen. Zusätzlich will er auch hier die entsprechenden Arbeitsschritte in der Verwaltung einsparen. „B.I.T ist dann das zentrale Steuerungsinstrument. Bisher haben wir ja mehrere Systeme im Einsatz“, fügt Dieter Wurster hinzu.

Dabei meint er auch die Backstuben-Software Win-Back. Über sie werden die Rezepturen abgerufen. Eine Schnittstelle zwischen beiden Systemen ermöglicht den Datenaustausch, eingegeben werden die Stammdaten in Win-Back. „In Win-Back werden mehr Informationen für einen Artikel benötigt. Zum Beispiel ist das Zugusswasser als Leitungswasser, Eiswasser oder Scherbeneis verfügbar,“ erklärt Wurster. Dies ist für den Teigmacher wichtig, für Verwaltung und Filialen unerheblich. Deshalb werden diese Daten nicht an B.I.T übergeben.

Durch B.I.T können eine ganze Reihe von wichtigen Auswertungen vorgenommen werden. Höchste Priorität hat für Michael Padeffke dabei der Tagesbericht jeder Filiale. „Hier sehe ich auf einen Blick, was in der Filiale passiert.“ Umsätze werden angezeigt in Warengruppen, unterteilt in Inhaus- und Außerhaus-Verkauf, der Personaleinkauf wird dargestellt und die Arbeitzeit der Mitarbeiter ist zu sehen.

Der Tagesbericht zeigt aber auch, ob über Direkt-Taste oder über manuelle Preiseingabe gearbeitet wurde. Dieter Wurster: „Die Mitarbeiter sind angehalten, so viel wie möglich über die Direkt-Taste, also die entsprechende Artikel-Taste einzugeben.“ So könne man genau die rechnerisch abverkaufte Menge mit der tatsächlich abverkauften Menge vergleichen. Auch die Stornos geben Einblicke in das Verkaufsgeschehen. Ferner wird festgehalten, wann und von wem die Schlusszählung der Kasse durchgeführt wird. „Dies kann man alles individuell festlegen“, freut sich Michael Padeffke über die Flexibilität des System. Er will täglich die Tagesberichte auf seinem Schreibtisch haben.

Der Chef selbst ist es auch, der die Liefermengen für die Filialen festlegt. Von den Filialen kommen nur Extrabestellungen und die Bestellung der Teiglinge, die im Ladenbackofen gebacken werden. Für diese gibt es Mindestmengen, die vorrätig sein müssen. Drohen diese zu unterschreiten, muss bestellt werden.

Aus der Anwesenheitszeit der Mitarbeiter in der Filiale wird der Leistungsumsatz berechnet. Herausgenommen werden hier die Küchenfrauen, deren Arbeitszeit zwar erfasst, jedoch nicht in den Leistungsumsatz eingerechnet werden