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Vorgehensweise bei der Anschaffung von Software

Die Anschaffung oder der Umstieg bei einer Bäckerei-Software hat weit reichende Konsequenzen. Das muss entsprechend geplant werden. Eine gute Planung verhindert Komplikationen während des Betriebes und spart vor allem auch so manche Fehlinvestition.

Schritt 1:

Erstellung eines Pflichtenheftes: Sammeln Sie erst einmal Informationen im Betrieb darüber, was von einer Softwarelösung erwartet wird. Vom Rohstoffeinkauf, über die Backzettel bis hin zu den Lieferscheinen und Retouren, sollte jeder Beteiligte seine Vorschläge und Erwartungen einbringen dürfen.

Aus den gesammelten Daten und den Erwartungen des Unternehmers wird ein sogenanntes Pflichtenheft erstellt. Darin sind die entsprechenden Vorgaben aufgelistet.

Tipp: Fragen Sie bei Ihren Mitarbeitern auch konkret nach, was ihre Vorschläge für Verbesserungsmöglichkeiten/ Einsparungen mit sich bringen.

Schritt 2:

Ihr Pflichtenheft mit den Anforderungen an die gewünschte Software geben Sie an ausgewählte Anbieter. Eine Vorauswahl kann aufgrund von Ihren Erfahrungen, wie auch den Erfahrungen von Kollegen erfolgen.

Tipp: Fragen Sie im ERFA-Kreis nach den Erfahrungen Ihrer Kollegen. Schauen Sie Ihren Kollegen bei der Arbeit einfach mal über die Schulter.

Schritt 3:

Die von Ihnen ausgewählten Anbieter können ihre Lösungen vorstellen. Hier sollten Verantwortliche aus allen Bereichen Ihres Unternehmens mit dabei sein.

Tipp: Natürlich muss auch Ihr Kassenanbieter mit am Tisch sitzen, ebenso wie eventuelle Lieferanten von weiteren Schnittstellen wie zum Beispiel für Produktionssteuerungssoftware.

Schritt 4:

Fixieren Sie den Umfang der angestrebten Lösung: Was wird gekauft? In welchem Zeitraum wird es eingeführt? Wer führt es ein? Wer führt die Schulungen durch? Was kostet das Gesamtpaket?

Schritt 5:

Kaufentscheidung mit klarer vertraglicher Fixierung.

Tipp: Die Kaufentscheidung sollte gemeinsam fallen, wobei der Chef/ die Chefin natürlich ein Veto-Recht haben. Die gemeinsame Entscheidung fördert die Akzeptanz der neuen Lösung im Unternehmen. (pf)