Fachthema

Steuerung, Kontrolle und Dokumentation

Branchenspezifische Software sichert effiziente Betriebsabläufe: Von der Rezeptverwaltung bis hin zur Ladenkasse wird moderne EDV immer unverzichtbarer.

Kassensysteme, Branchensoftware, sowie Vernetzungen verschiedenster Maschinen und Anlagen, das ist heute fester Bestandteil vieler Betriebe. Der Grund liegt auf der Hand: Je größer die Betriebe werden, desto schwieriger wird es, ein Unternehmen zahlenmäßig im Überblick zu haben.

Rückblickend kann man auch sagen, dass es unter anderem erst mit Hilfe der EDV möglich wurde, dass Bäckereibetriebe bis zu den heutigen Größenordnungen expandieren konnten. Die Anfänge von Computern in der Bäckerei sind gerade einmal 20 Jahre alt. Damals wurden oft noch ganz individuell für jede Bäckerei einfache Programme geschrieben. Es ging um die Erstellung von Lieferscheinen, Retourenverwaltung und Rechnungen. Um diese Aufgaben geht es heute immer noch. Allerdings sind die Anforderungen der backenden Branche sehr viel umfangreicher geworden. Gefragt sind Branchenlösungen, die keine isolierten Insellösungen sind. Es geht darum, Backstube, Versand, Logistik, Großkunden und Läden so zu vernetzen, dass die Zahlen sicher und transparent verarbeitet werden können. Es geht aber auch darum, die gewonnenen Daten als Instrument zur Unternehmensführung zu nutzen.

Ein ganzheitliches Produktionsmanagement-System ist Cabtool von Toolbox. Es basiert auf dem Prinzip der Rückwärtsrechnung jedes Produktes, von der Filiale bis zur Teigaufbereitung. Dabei liegt die Überlegung zugrunde, wann welche Produktmengen im Laden zur Verfügung stehen müssen. Alle Vorgänge werden analysiert und protokolliert.

Auf Touch-Screen-PCs werden dann für Teigmacherei, Öfen und Teigaufarbeitung die entsprechenden Daten zur Verfügung gestellt. Der Teigmacher arbeitet zum Beispiel dann genau nach Vorgaben seine Rezepturen ab. Der Aufwand in der Startphase eines solchen Systems ist sicherlich hoch, doch kann es zu wesentlichen Rationalisierungseffekten, verbunden mit Qualitätssteigerungen, kommen. Auch Maschinen, Kälteanlagen und Backöfen lassen sich mit ihren Computersteuerungen vernetzen. Sinnvoll ist diese Option aus mehreren Gründen: Die Parameter können vom Büro-PC aus direkt eingegeben werden. Die Vorgänge können von dort auch kontrolliert bzw. rückverfolgt werden. Zudem kann durch den Anschluss an ein Netzwerk eine Fernwartung samt Fehlerdiagnose durchgeführt werden. Letzteres ist insbesondere im Bereich der sensiblen Kältetechnik von Vorteil. Hersteller wie Miwe, Koma oder Wachtel bieten solche Fernüberwachungstechniken an.

Die Maschinen- und Anlagenvernetzung wird in einigen Betrieben aus Kostengründen nicht in Erwägung gezogen. Oft genügt es aber auch, wenn Daten per USB-Stick ausgetauscht werden können. Dies ist zum Beispiel bei Gärunterbrechern/ Backöfen in Filialen von Vorteil. So können die Programme leicht aufgespielt und Protokolle auf den USB-Stick gelesen werden. Steuerungen im Bereich der Zutatendosierung bieten Kurz Systemtechnik, AT Pro, Hb-Technik oder AWS an. Silos, Sauer- und Vorteiganlagen, Eiswasserspeicher, Hefeauflöser, Restbrotzerkleinerer, Klein- und Mittelkomponentenverwiegung, Wassermischer, Tisch- und Bodenwaage können angebunden werden. Auf Knopfdruck werden die Zutaten verwogen und in den Kneter gefördert.

Damit der Datenaustausch zwischen den einzelnen Komponenten vereinfacht wird, haben führende Firmen der Branche sich zu bakelink e.V. zusammengeschlossen. Es wurde ein gemeinsamer Schnittstellenstandard entwickelt. Eine Software namens „bakelinke Communication Controller" wurde erstellt. Der Verein hat seinen Zweck erfüllt und konnte sich auflösen. Künftig wacht die VDMA (Fachverband Nahrungsmittelmaschinen und Verpackungsmaschinen) über diesen Standard.

Rationalisierung, möglichst wenig Papier und die Sicherheit, dass nichts vergessen wird, das wird bei der Kommissionierung der Backwaren gefordert. Bewährt hat sich dabei das computergestützte Warenverteilsystem dispotool von Toolbox. Im Januar 2008 konnte die 400. Installation gefeiert werden. Backwaren lassen sich deutlich schneller, effizienter und fehlerfreier verteilen. Einsparpotenziale von bis zu 30 Prozent sind möglich.

Um den Versand noch flexibler organisieren zu können, haben die Spezialisten von ToolBox ein neues Dispotool-Display namens Matrix entwickelt. Es verfügt über bis zu 7-farbige Anzeigen, selbstverständlich inkl. einer alphanumerischen Anzeige für Filialname oder Produktname. Neu hinzugekommen sind die Farben blau und weiß. Das neue Display leuchtet deutlich heller, verbraucht dennoch weniger Strom und verfügt über ein robustes Gehäuse.

Zusammen mit dem Softwarehersteller Optimo und dem Kassenanbieter Casio hat Toolbox den beleglosen Lieferschein entwickelt. Inzwischen kann der Lieferschein auch an andere Kassen oder Handhelds von Verkaufsfahrern übertragen werden. Vom Bestellvorschlag über die Bestellung bis zurück zur Retourenerfassung erfolgt alles elektronisch und wird sofort erfasst.

So erhält die Filiale noch vor der eigentlichen Anlieferung die Auslieferungsdaten in ihr Kassensystem. Dies ist der eigentliche elektronische Lieferschein. Er enthält exakt die Produkte und Mengen, die den Produktionsort verlassen haben. Gleichzeitig erhält das Backprogramm zur Kontrolle die Informationen über die tatsächlich ausgelieferten Mengen von der Warenverteilung per Datentransfer zurück.

Ein Verteilsystem bietet auch Ulmer-Kemo an, wobei dies insbesondere für die Nutzer der Software B.I.T. interessant ist. Ulmer-Kemo hat das Verteilsystem in B.I.T integriert, so dass keine Schnittstellen vorhanden sind. Zusammen mit den eigenen B.I.T.-Pos Touch Kassen kann Ulmer-Kemo somit dem Backbetrieb eine Komplettlösung anbieten. Verwendet werden Original-Displays des niederländischen Herstellers Dispotool.

Eine Aussage, ab wie vielen Filialen bzw. Lieferstellen sich ein Kommissionierungssystem rechnet, kann nicht so einfach getroffen werden. Die Praxis zeigt, dass nahezu alle Großbetriebe mit 30 und mehr Filialen entsprechende Technik nutzen. Aber auch viele mittlere Bäckereien ab 10 Filialen setzen auf die Displays mit den gut lesbaren Zahlen.

Letztlich muss es der Einzelfall entscheiden. Zu berücksichtigen sind neben den Lieferstellen, die Mengen, der vorhandene Platz, die zur Verfügung stehende Zeit zur Kommissionierung und der Personalaufwand. Wenn man sich diese Fakten im Zusammenhang anschaut, dann kann man ermitteln, ob es Rationalisierungsmöglichkeiten gibt.

In bro:Tplus hat der Zentralverband des deutschen Bäckerhandwerks drei verschiedene Programme zusammengeführt. Hauptbestandteile sind die Teilkostenrechnung, also eine Kalkulation, sowie eine Nährwertberechnung, die Daten zur Ernährungsberatung der Kunden liefert. Diese Daten können dann über Schnittstellen zum Beispiel an den Kassen verfügbar gemacht werden. Dies ist zum Beispiel bei den Computer-Kassen von Bizerba möglich. Im Laden können für jedes Produkt Informationen wie Zutaten, Big8, allergene Stoffe, aber auch Verwendungs- und Verzehrshinweise abgerufen werden.

Frank Rennebarth, Projektleiter von bro:Tplus, legt dieses Jahr den Fokus seiner Arbeit auf die Realisierung von Schnittstellen zu weiteren Anbietern. Neben Schnittstellen zu Bizerba gibt es die Möglichkeit, bei Samuelson, L-Control und Zahlwerk mit bro:Tplus anzuknüpfen. Ziel sei es, bis zum Jahresende zu allen Kassen- und Softwareherstellern in der Backbranche eine Schnittstelle zu realisieren.

Gesteuert werden muss dies mit einer passenden Software. Branchenlösungen für das Bäckerhandwerk gibt es mittlerweile zuhauf. Einige Anbieter, wie etwa Optimo, entstammen Backbetrieben, die ihre eigene Software entwickelt haben. Dies kann und will natürlich nicht jeder machen. Was jeder aber machen sollte, das ist eine genaue Analyse der betrieblichen Situation und daraus erwachsend sollte ein Forderungskatalog für die Software erstellt werden. Was muss sie alles können?

Am Markt sind Softwarelösungen, wie etwa Backhit, die zwar einfach gestaltet sind, aber den Standardanforderungen wie Backzettel, Lieferschein, Rechnung, Retourenverwaltung gut nach kommen.

Softwarelösungen wie B.I.T. von Ulmer-Kemo oder Marvin von Goecom sind deutlich umfangreicher. Einer der wichtigsten Vorteile von Marvin ist der modulare Aufbau. Grundlage des modularen Aufbaus sind vier verschiedenen Basisversionen. Jede kann darüber hinaus durch Zusatzmodule erweitert werden. Ob Statistik, Kalkulation, Bestellautomatik, Inventur, Chargenrückverfolgung, Etikettendruck, Zahlungswesen, Tourenplanung, Filial- und Kassenmanager, QMS-Manager, Jobserver, Verwiegebackzettel – alles ist möglich. Marvin bietet mit nahezu 50 Modulen und Schnittstellen zu unterschiedlichsten Programmen ein System, das sich an jede Bäckerei anpassen lässt.

Auf Basis von Microsoft Dynamics NAV, einer Branchen übergreifenden Business-Lösung, arbeitet Samuelson BackPro. Sowohl die Backwarenproduktion, als auch die Filialsteuerung kann hier mit Standardkomponenten wie Finanzverwaltung kombiniert werden. In die Bedarfsplanung für die Filialen lassen sich selbst Faktoren wie Wochen- oder Feiertage, sowie aktuelle Ereignisse mit einbeziehen. Daraus werden dynamische Bestellvorschläge entwickelt.

Das Kassensystem steht heute im Mittelpunkt der EDV einer Bäckerei. Datenkassen und PC-Kassen stehen zur Verfügung. Sie sind die Schnittstelle zum Kunden. Die Kasse zeigt den Erfolg des Unternehmens – nicht nur monetär, also in Geld – sondern auch aufgrund der von ihr gesammelten Zahlen. Neben den Umsatzzahlen sind dies zum Beispiel der Umsatz pro Kunde bzw. pro Mitarbeiter, die durchschnittliche Bongröße, die Umsätze je Stunde oder auch die Anzahl der Stornos.

Während die erstgenannten Daten aus Sicht der Unternehmensführung und Filialleitung von Interesse sind, kann die Anzahl der Stornos eventuell Rückschlüsse auf Kassenmanipulation liefern. Von KMZ-Kassensysteme wurde die Software Filiafox für Vectron-Kassensysteme entwickelt. KMZ betreut bundesweit 300 Bäckereien, die mit Vectron-Kassen arbeiten. Die Controlling-Software schreibt alle E-Journal-Daten in eine SQL-Datenbank und wertet diese Daten automatisch nach vom Anwender einstellbaren Kriterien aus. So können Verkaufsvorgänge erkannt werden, die eventuell unkorrekt sind.

Mit der Kasse verbunden werden kann auch eine Videoüberwachung, die zum Beispiel jeden Bewegung an der Kasse dokumentiert. Dabei ist es ratsam, dass die Buchungen im laufenden Videobild eingeblendet werden. So wird sichergestellt, dass die Buchung mit der entsprechenden Handlung im Zusammenhang steht.

Aber auch die Manipulation der Kassendaten durch den Unternehmer selber wird wohl bald schon ein Riegel, besser gesagt ein Chip vorgeschoben werden. Die Bundesregierung hat am 4. Juni 2008 das „Aktionsprogramm Recht und Ordnung auf dem Arbeitsmarkt" beschlossen. Dieses Gesetzesvorhaben sieht unter anderem die Einführung eines Datenverschlüsselungsmechanismus gegen Manipulation an Kassensystemen vor. Ein „Fiskalchip" in Form einer Speicherkarte soll als Umsatzsummenspeicher dienen.

Derartige Systeme gibt es zum Beispiel bereits in Italien. Kassenhersteller Vectron bietet für neue Kassen bereits jetzt die Hardwareerweiterung für den Fiskalchip an. Ältere Vectron-Kassen können mit einem Nachrüstsatz preisgünstig für die gesetzlichen Vorgaben fit gemacht werden.

Kassen haben aber längst nicht nur die Rechen- und Geldsammelfunktion. Die aktuellen Kassengenerationen von Bizerba sind längst vollwertige PC´s, können aber gleichzeitig auch Waagenfunktionen mit übernehmen. Beratung, Bedienung samt Wiegevorgang, bis zur Bezahlung erfolgt der gesamte Verkaufsvorgang an einem Gerät. Große Kundendisplays dienen neben der Information zum Bezahlvorgang auch zur Werbung.

Mit Kassen können aber auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfasst werden. Hier meldet man sich – entweder mit Chipkarte oder Zahlencode an – und von nun an wird die Arbeitszeit berechnet. Wie die anderen Kassendaten auch werden diese Daten dann per Datenleitung in die Zentrale übertragen und in die Lohnverwaltung übernommen.

Wobei das Thema Datenübertragung in der Praxis oft Probleme macht. Die Schnittstellen sind allerdings nicht das Problem. Nahezu alle Hersteller können hier miteinander kommunizieren. Das Problem liegt oft bei den Datenleitungen. Reicht eine einfache Telefonverbindung aus? Braucht man ISDN oder sogar DSL? Dies kann durchaus möglich sein, wenn größere Datenmengen transportiert werden sollen.

Touch-Screen-Bedienungen wie etwa bei den Epson-Kassen, die Foxlogic verwendet, sind vor allem auch für Aushilfen leicht erlernbar. Es müssen keine Artikel-Nummern gemerkt werden. Die Hauptprodukte sind direkt auf dem Bildschirm vorhanden, weitere können in wenigen Schritten erreicht werden. NCR-Touch-Kassen verfügen über integrierte Lautsprecher und eignen sich somit bestens für multimediale Mitarbeiter-Schulungen. Das Verkaufsteam sollte auch auf die Auswertungsmöglichkeiten hingewiesen werden, damit sie den Kontrollaspekt der Kasse respektieren.