Unternehmensfuehrung

Software senkt Retourenquote

Stadtbäckerei Junge analysiert und steuert Rentabilität von Filialen und Produktion

Lübeck (p). Mit einer über 112jährigen Tradition, vier Produktionsstätten, 157 Filialen, 2200 Mitarbeitern und 460 Auszubildenden in Lübeck und Ostholstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern ist die Stadtbäckerei Junge eines der ältesten und größten handwerklichen Familienunternehmen Norddeutschlands. In der vierten Generation inhabergeführt durch die Geschäftsführer Axel und Patrick Junge erwirtschaftet das Bäckereiunternehmen derzeit einen jährlichen Umsatz von etwa 100 Mio. Euro. Klassische Standorte der Filialen sind Innenstadtlagen und „Shops in Shops“, die häufig in Einkaufszentren und Supermärkten zu finden sind. Dabei reicht die Palette von der einfachen Bäckerei bis hin zum Snack-Restaurant.

Komplexe Betriebsstruktur

Eine wesentliche Voraussetzung für die Steuerung einer so komplexen Unternehmensstruktur ist die Verfügbarkeit entscheidungsrelevanter Informationen. Mit der Einführung mehrdimensionaler Datenbankstrukturen vor einigen Jahren wurde dies möglich. Daher entschied sich das Unternehmen bereits sehr früh, die fiskalischen Informationen aus dem Finanzbuchhaltungssystem Navision und dem damaligen Warenwirtschaftssystem in einer zentralen mehrdimensionalen Datenbank zu vereinen. Ein Vorgang, der ab einer bestimmten Beriebsgröße durchaus sinnvoll ist.

„Überzeugt hat uns, dass die OLAP-Technologie (Red.: Online-Analytical-Processing steht für multidimensionale Datenanalyse und Reporting) eine sehr freie Ad-hoc-Analyse zulässt sowie die Gestaltung eines durchdachten Berichtswesens, das sich recht schnell aufbauen lässt. Hierzu benötigten wir jedoch fachkundige Unterstützung und entschieden uns daher, das Beratungsunternehmen Data Mart Consulting mit ins Boot zu holen“, berichtet Thomas Worczinski, Leiter IT und Controlling bei der Stadtbäckerei Junge.

Rentabilität pro Filiale

Gemeinsam wurde ein Konzept für eine Kostenstellenrechnung entwickelt und umgesetzt. „Grundvoraussetzung war die Abbildung einer entsprechenden Profit-Center-Rechnung, die so im neuen Warenwirtschaftssystem nicht vorgesehen war. In der Finanzbuchhaltung wurden die monetären Wareneingänge, Sachkosten und Finanzkosten verbucht und im Warenwirtschaftssystem selbst die Produktions- und Lieferaufträge aus bzw. an die Filialen und Drittkunden abgewickelt. Diese Daten wollten wir in einem System zusammenführen und eine Rentabilitätsrechnung pro Filiale bzw. pro Produktionsabteilung aufbauen“, so Worczinski weiter. Außerdem wurden eine Produktionsergebnisrechnung und eine Unternehmenskonsolidierung verwirklicht.

Gemeinsam mit Data Mart wurde die Kostenstellenrechnung im weiteren Verlauf zudem um eine Budgetierungskomponente erweitert, mit der der reale Planungsprozess abgebildet wird. Zunächst wird pro Kostenstelle für ausgewählte Kostenarten pro Monat ein individueller Prozent-Budgetwert (als Prozent vom Umsatz) oder als absoluter Planwert festgelegt. Eine fortlaufende Kopie der aktuellen Ist-Erlöse wird in den Plan geschrieben. Dies geschieht jeweils im Anschluss an einen abgerechneten Monat. Anhand der zuvor definierten Prozent- oder Absolutwerte und der tatsächlichen Umsätze des aktuellen Monats werden Budgetwerte (Soll) sowie Abweichungen errechnet.

Stellschrauben

„Zwei weitere Projekte, die gemeinsam mit Data Mart umgesetzt wurden, betrafen die Kassendatenanalyse sowie ein Analysesystem für die Artikelbewegung aus dem Warenwirtschaftssystem. Damit gelang es uns, die Retourenquote, also die Menge der Produkte, die am Ende eines Arbeitstages übrig sind und letztendlich vernichtet werden müssen, deutlich zu senken“, erläutert Worczinski.

Ein Datenservice, der zwischenzeitlich zum Standard gehört, denn vor allem bei Snacks, also belegten Broten, Brötchen, Salaten, Baguettes und kleinen warmen Gerichten, die ständig frisch zubereitet werden, kommt es darauf an, möglichst genaue Stückzahlen vorzubereiten. Im Controlling erstellen drei Mitarbeiter die Auswertungen, die der Geschäftsführung sowie den Produktions- und Filialleitern als PDFs zur Verfügung gestellt werden. „Wir erstellen hier Rentabilitätsrechnungen pro Filiale oder pro Ebene (z.B. Regionen, Außendienstbetreuung) für mehrere Filialen sowie entsprechende Produktions- und Rentabilitätsbetrachtungen für die Produktionsabteilungen, die wir den Berichtsempfängern anhand eines Berechtigungskonzepts zur Verfügung stellen“, erläutert Worczinski.

Wareneinsatz entscheidet

Für die einzelnen Filialen werden Wareneinsätze pro Warengruppen generiert. Daraus ergibt sich die Rentabilitätsbetrachtung für jede einzelne Filiale, die zeigt, wie rentabel bestimmte Warengruppen innerhalb dieser Abteilung genau sind. „Die Wareneinsätze sind neben den Personalkosten ein zentrales Steuerungskriterium für uns. Im Endeffekt sind dies die Hauptstellschrauben, an denen wir erkennen können, ob eine Filiale erfolgreich ist oder nicht. Dazu benötigt man einfach solch ein komplexes Gemeinkostenumlageverfahren, wie wir dies gemeinsam mit Data Mart Consulting in unseren Kostenrechnungssystemen umgesetzt haben,“ so Worczinskis Resümee.