Aus- & Weiterbildung

Schwund im Verkauf besser erkennen

Workshop der Bäko Fulda-Lahn: Filialcontrolling über die Kasse / Infos zu elektronischer Steuerprüfung

Alsfeld-Eudorf (dtp). Filialcontrolling und die Anforderungen des Fiskus an eine ordnungsgemäße Buchführung bei Einsatz von Registrier- und PC-Kassen waren die Themen eines Workshops, den die Bäko Fulda-Lahn veranstaltete.

Kassenspezialist Michael Abt ging zuerst auf den generellen Einsatz von Kassensystemen ein. In der Praxis würden zwei Drittel aller vorhandenen Kassensysteme nur als einfache Warengruppen-Kasse verwendet. Auch das restliche Drittel nutze überwiegend nur einen geringen Teil der möglichen Leistungen, sagte Abt.

Schwund und Diebstahl

Zu den Risiken bei ungenügenden Kassensystemen gehöre der Schwund in den Filialen. Dieser Schwund werde erzeugt durch Rechenfehler beim Kopfrechnen der Verkäuferin oder durch Vertippen und bei Eingabe falscher Aktionspreise. Weiter entstehe Schwund durch Personal, wenn die Ware verschenkt oder wenn einfach in die Kasse gegriffen werde. Außerdem verleiten nicht kontrollierte Retouren zu Diebstahl, dazu gehöre auch verschwundene Ware auf dem Weg von der Backstube in die Filiale.

Schlechte Steuerung des Sortiments und eine ungenügende Kontrolle des Verkaufspersonals bilden einen prächtigen Nährboden für Schwund beziehungsweise Diebstahl. Dies bedeutet für den Betrieb letztlich verlorenes Geld.

Ziele von Filialcontrolling:

Bessere Sortimentssteuerung;

Niedrigere Retourenquote;

Höhere Kundenbindung durch gezieltes Marketing;

Effektive und zeitnahe Kontrolle der Mitarbeiter;

im Bedarfsfall Video-Überwachung mit Kassenanbindung;

denkbar die Einführung eines Provisions-Systems mit Motivationssteigerung.

Der Spezialist plädierte für die Verwendung eines auf den Betrieb zugeschnittenen Kassensystems mit Kommunikationssoftware, mit Anbindung an die Bäckerei-Software und Übermittlung der Daten zwischen Kassensystem und Bäckerei-Software. So könnten zum Beispiel Lieferscheine, Rechnungen, Bestellungen, Umlagerungen, Retouren, Inventuren und auch Arbeitszeit erfasst und ausgewertet werden. Das wiederum sei konsequent und zeitnah durch einen gut geschulten Mitarbeiter zu bewerkstelligen.

Bekannt sei, so Abt, dass allein die Ankündigung von Kontrollen Umsatzsteigerungen zwischen zwei und zehn Prozent ausgelöst haben und das ohne jeden zusätzlichen Wareneinsatz.

Elektronische Steuerprüfung

Martin Henn von der Oberfinanz-Direktion (OFD) Rheinland sagte zu Anfang seiner Ausführungen: „Im sechsten Jahr nach Zulassung der elektronischen Steuerprüfung sind viele deutsche Unternehmen nur unzureichend auf diese Form der Prüfung vorbereitet.“

Bei vielen Kleinst- und Kleinunternehmen sei die Ordnungsmäßigkeit der (Kassen-)Buchführung nicht gegeben und führe bei Vorlage gewichtiger materieller Mängel zu teilweise erheblichen Zuschätzungen. Die könnten bis hin zu Existenzbedrohung reichen. Betroffen vom Datenzugriffsrecht seien alle Unternehmer mit DV-gestützten Buchführungs-Systemen. Also Gewerbetreibende (u.a. HGB, § 141 AO) und Freiberufler (§ 22 UStG). Dabei sei die Betriebsgröße unerheblich und umfasse sowohl Großkonzerne und Großbetriebe, den Mittelstand sowie Klein- und Kleinstbetriebe.

Datensicherung notwendig

Die Finanzverwaltung habe im Rahmen einer Außenprüfung das Recht der Einsichtnahme in die steuerlich relevanten Daten per Datenzugriff und Datenträgerüberlassung. Die Rechte gelten bei Lohnsteueraußen-, bei Umsatzsteuersonder- und bei Betriebsprüfungen.

Es sei zwar die Art der Kassenführung nicht per Gesetz vorgeschrieben, doch haben die Unternehmer einige Punkte zu beachten.

Weiter müsse ein Datensicherungkonzept mit Nur-Lese-Zugriff vorhanden sein sowie ein Archivierungskonzept (maschinelle Auswertbarkeit). Zu beachten seien die Fristen für die Aufbewahrung, die zwischen sechs und zehn Jahren liegen. Möglich sei die Auslagerung von Daten aus dem produktiven System mit Reaktivierung/Migration und Datenexport.

Aufbewahren von Kassenbons

Nach Hinweisen auf aufbewahrungspflichtige Unterlagen ging Henn auf Besonderheiten bei Einsatz von Registrierkassen näher ein.

Er sagte unter anderem, die Aufbewahrung von Kassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen sei im Einzelfall nicht erforderlich wenn:

der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert;

die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben sei;

die Aufbewahrung von Tagesendsummenbons gegeben sei, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und die die folgenden Angaben enthalten: Name des Geschäftes, Datum, Tagesendsumme.

Zu beachten sei auch: eine Einzelaufzeichnung der baren Betriebseinnahmen im Einzelhandel sei nicht erforderlich, wenn Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkauft werden.

Anschließend stellte Henn an einem neutralen Beispiel dar, wie eine Prüfung ablaufen kann.

Dazu kamen viele Fragen von den Teilnehmern. Im Anschluss an den Vortrag stellte sich der Referent einigen der Teilnehmer zu einem weiterführenden Informationsaustausch zur Verfügung.

Weitere Informationen:

www.abt-kassel.de

www.finanzamt.nrw.de