Praxis

Konsequenter Kostenrechner

Wer seine Unternehmenszahlen im Blick, kann rechtzeitig gegensteuern – und Erfolgskurs halten

Auch das Klappern mit den Rechnertasten gehört zum Handwerk. Foto: Stökle

Von Ulrich Stökle

Manchen Unternehmern wird nachgesagt, jeden Tag rote Zahlen zu produzieren, ohne es selbst zu bemerken. Fakt ist: Wer seine Firma nur als eine Art „Blackbox“ führt, aus der jeden Monat genügend Umsätze herausspringen müssen, um – hoffentlich – alle Rechnungen bezahlen zu können, geht ein hohes Risiko ein. Um den Betrieb wirtschaftlich im Griff zu haben, braucht es ein Controlling.

Eine Minimalanforderung ist die tägliche Erfassung von Umsätzen und Kundenzahlen. Richtig interessant sind diese Zahlen, wenn man sie Vergleichswerten gegenüber stellt: Wie hat der Betrieb heute, wie hat er diesen Monat im Vergleich zum Vormonat abgeschnitten, wie zum Vorjahr? In welche Richtung entwickelt sich die Bäckerei?

Wer nicht nur ein Geschäft, sondern Filialen betreibt, sollte prüfen: Welche davon hat in diesem Monat am besten und welche am schlechtesten abgeschnitten? Wie sieht der Durchschnittsumsatz je Kunde aus?
Umsatz unterscheiden

Auch sollte man sich nicht zu lange über eine prall gefüllte Ladenkasse freuen, sondern die Einnahmen schleunigst in gute und weniger gute Umsätze trennen. Mit Brot erzielter Umsatz kann deutlich ertragreicher sein, als der Verkauf von Erdbeerkuchen, mit dem im Februar durch sündhaft teure Belegware nur Geld gewechselt, aber kein Gewinn erzielt werden kann. Umsatz in der eigenen Filiale kann deutlich ertragreicher sein als der, den man in einer Werkskantine tätigt, weil man dort mit hohen Rabatten ausliefert und dazu auch noch alle Retouren selbst tragen muss.
Kalkulation korrigieren

Für eine echte Kostensteuerung ist eine Kalkulation für Waren aufzustellen. Für jedes Produkt, vom Laib Brot bis zum Stück Erdbeerkuchen, sollte durch Zuordnung von Material- und Arbeitskosten, durch Einzel- und Gemeinkosten, der wahre Herstellpreis ermittelt werden. Auch die Retourenquote des jeweiligen Artikels muss dabei mit einbezogen werden: Das halbe Blech Kuchen, das abends regelmäßig entsorgt werden muss, hat schließlich auch Kosten produziert, die in der Gewinnspanne der verkauften Produkte aufgefangen werden sollten. Wer diese Herstellungskosten dann mit dem oft aus der Hüfte ermittelten Verkaufspreis vergleicht, stößt womöglich auf böse Überraschungen: Die eine oder andere Backware fährt bei jedem verkauften Stück Verluste ein und sollte deshalb umgehend korrigiert oder gar gestrichen werden.
Kostenstellen kennen

Um etwas über Erträge sagen zu können, benötigen Chefs Informationen über die Kosten. Eine einzige Kostenstelle „Bäckerei“ ist zwar möglich, sagt aber wenig aus. Einzelne Kostenstellen für die Produktion, für den Verkauf und für die Verwaltung bringen sagen schon mehr. Wie weit man detailliert und zum Beispiel in der Produktion separate Kostenstellen für die Brot-, für die Brötchen- und auch für die Süssteile-Abteilungen einrichtet, ist individuell zu entscheiden. Je genauer man Kostenstellen aufschlüsselt, desto eher überblickt man Details.
Verantwortung vermittlen

Im Geschäft Verantwortung zu übernehmen, heisst, für die Kosten eines Bereiches gerade zu stehen. Einem Verantwortlichen für eine Filiale, für einen Verkaufsbezirk, für den Fuhrpark soll ruhig „seine“ Kostenstelle mit „seinen“ Kosten erstellt werden. Nur so wird transparent, wie gut oder schlecht er „seine“ Kosten im Griff hat.
Personlkosten vergleichen

Eingeschlossen in diese Betrachtungen sind natürlich die Personalkosten. Auch hier ist eine detaillierte Aufteilung für einen innerbetrieblichen Wettbewerb nützlich: Warum schafft es Filiale 1 mit weniger Personalstunden als die vergleichbare Filiale 2? Warum ist der Krankenstand in einer Abteilung meistens höher als in anderen?
Wachstum planen

Teure Investitionen können nicht „einfach so“ getätigt werden. Die Ausgaben müssen vielmehr auf den Cash-Flow, die liquiden Mittel, abgestimmt sein. Sorgfältige Planung ist vonnöten. Auch Entwicklung und Wachstum des Betriebssollten nicht dem Zufall überlassen werden. Eine gute Basis ist ein Jahresplan.