Unternehmensführung

Komfortabel planen und kostbare Zeit sparen

Das Programm „Dju-Pep“ für Personal-Einsatz-Planung in Verkauf und Produktion bringt eine gute Übersicht und vermeidet emotionalen Stress

Erdmannhausen (pgö). Sandra Djuretic arbeitete im betriebswirtschaftlichen Bereich, kennt sich mit Buchhaltung und Steuerwesen aus. Und trotzdem stand sie im Jahr 2000 plötzlich vor einer für sie kaum lösbaren Aufgabe, als sie unvermutet mit der Personaleinteilung einer größeren Bäckerei konfrontiert wurde. Aufgrund eines personellen Wechsels beim „Oberen Beck“ in Erdmannhausen wurde sie von einem Tag auf den anderen ins kalte Wasser geworfen und hatte 60 Mitarbeiterinnen auf neun Filialen zu „verteilen“. Sie bewältigte die Anforderungen nach langem Brüten über riesigen Plänen.

Problem schnell erkannt

Schließlich stand der Wochenplan und für Sandra Djuretic der Entschluss, dass sie diese zeitraubende Prozedur auf Dauer so nicht weiterführen wollte. „Ich bin ein PC-Mensch“ begründet sie ihre Entscheidung für den Kauf eines Standardprogramms zur Personaleinteilung. Damit gelang ihr zwar eine deutliche Verbesserung der Abläufe, aber binnen kurzer Zeit stieß sie an die Grenzen des Programms. Sie hatte zahlreiche Änderungs- und Verbesserungswünsche für effizienteres und reibungsloseres Arbeiten. Um diese durchzusetzen, nahm sie Verhandlungen mit dem Hersteller auf und konnte schließlich die Urheberrechte des Programms erwerben.

Zusammen mit einem Programmierer arbeitet Sandra Djuretic seither Optimierungen in das Programm ein, hat Schwachstellen ausgemerzt, Leistungen verbessert und Abläufe vereinfacht. Jetzt ist sie zufrieden und ihre Kunden sind es auch. Bäckereibetriebe in ganz Deutschland erhalten das praxisbewährte Personal-Planungs-Programm seit fast vier Jahren unter dem Namen „Dju-Pep“. Die Kosten für die Nutzungslizenz ist nach Mitarbeiterzahl des Unternehmens gestaffelt. Die kleinste Version ist bis 20 Mitarbeiter ausgelegt, die nächste für 50, dann folgen 100 Schritte. Der kleinste „dju-com“-Kunde und Programmnutzer plant den Einsatz seiner Mitarbeiter in drei Filialen, der größte in 52 unterschiedlichen Standorten. Aber nicht nur für den Einsatz von Verkaufspersonal, sondern auch für die Einsatzplanung der Produktionsmitarbeiter eignet sich „Dju-Pep“. Die Produktion wird einfach wie eine weitere Filiale angelegt, deren Erfordernisse formuliert und die Mitarbeiterqualifikationen festgelegt.

Leichte verständliche Bedienung

Angst vor der Planung per PC brauche niemand zu haben, erklärt Sandra Djuretic, denn selbst wer bisher noch nie mit dem Computer gearbeitet hat, ist innerhalb von ein paar Einweisungstagen in der Lage mit dem einfachen Programm umzugehen. Wer PC-Erfahrung besitzt, ist „in einem Tag gesattelt“. „Dju-Pep“ arbeitet mit Windows-Oberfläche und den bekannten Symbolen und Befehlen. Es ist „von einer Frau für Frauen“ und „man muss nicht studiert haben, um damit klar zu kommen“ lacht eine „Dju-Pep“-Nutzerin erfreut.

Der Einsatz des Programms beginnt mit dem Erhalt der CD und einer Infomappe mit Kurzanleitung. Außerdem erstellt Sandra Djuretic jedem neuen Lizenznehmer eine Übersicht zur Personaleinteilung mit seinen konkreten Anforderungen. Darin sind die Qualifikationen der Mitarbeiter, beispielsweise als Alleinkraft im Verkauf, Zusatzkraft, Azubi, Sonntagskraft oder Springer, individuell angelegt. Auch die Einsatzorte, also die Filialen, haben bereits ihre Kennziffern. „Jetzt ist das A und O die Dateneingabe und -pflege“. Es gilt, die Stammdaten mit Leben zu erfüllen. Darin werden Mitarbeiter, ihre Qualifikation, die Schichten für die sie verfügbar sind und individuelle Bemerkungen eingetragen.

Hierhin gehören auch Informationen wie beispielsweise, ob die Mitarbeiterin mobil ist, für welche Tätigkeiten sie verfügbar ist und wann sie Urlaub hat. Nichts verloren haben dabei persönliche Animositäten von Verkäuferinnen. Die Zeiten sind vorbei, in denen sich ein Betrieb blockieren lassen kann, weil Verkäuferinnen nur in dieser einen, nicht aber in einer anderen Filiale arbeiten möchten oder mit der einen Kollegin „können und mit der anderen nicht zusammenarbeiten wollen“, weiß Sandra Djuretic.

Datenpflege muss sein

Im Vordergrund müssen sachliche Erwägungen für reibungslose Verkaufsabläufe stehen. Dafür sorgt das „Dju-Pep“-Programm, das nach den eingegebenen Fakten plant und einteilt. In übersichtlichen Plänen wird die erfolgte Wocheneinteilung sichtbar und ausdruckbar gemacht. Dabei werden Fehler in der Einteilung sofort sichtbar. Grüne Felder zeigen, dass alles im Lot ist, rote Felder stehen für Zeiten, in denen eine Filiale unbesetzt oder eine Aufgabe unerfüllt ist.

Nun ist „Dju-Pep“ gefragt und auf Knopfdruck werden weitere Mitarbeiter, deren Profil passend ist, vom Programm vorgeschlagen und eingesetzt. Auf diese Weise teilt eine Büroangestellte des „Oberen Beck“ in Erdmannhausen, innerhalb von einer halben Stunde, mit „Dju-Pep“ 60 Mitarbeiterinnen auf neun Filialen für die folgende Woche ein. Auch bei überraschenden Urlaubsanträgen bricht keine Planungs-Panik aus.

Übersichtliche Planungsblätter

Und kaum steht der neue Plan, meldet sich jemand krank. Mit „Dju-Pep“ wird der entsprechende Vermerk eingegeben und vom Programm sofort umgesetzt. Auf Knopfdruck erfolgt die neue Einteilung und der geänderte Einsatzplan steht. Als zentralen Vorteil ihres Programms sieht Sandra Djuretic die Zeitersparnis, die einerseits in der wöchentlichen Routine spürbar ist und andererseits in unvorhergesehenen Fällen, wie bei Krankmeldungen, zum Tragen kommt. Ein entscheidender Vorzug der Personaleinsatzplanung mit „Dju-Pep“ ist die einfache Bedienbarkeit und die klare Struktur des Programms. Damit ist die Einsatzplanung auch an Mitarbeiter im Büro delegierbar. Auf diese Weise kann beispielsweise die Chefin der Bäckerei ihre Zeit im Betrieb effektiver nützen, sei es für den Verkauf, für Kundenberatung, für Controllingaufgaben oder zur Führung ihrer Mitarbeiterinnen.

Das erfordert natürlich ein Loslassen von der bisherigen „Chefsache Einsatzplanung“ und ein Umdenken. Waren bisher nur Chef und Chefin selbst in der Lage, die Erfordernisse der Filialen und die Gegebenheiten der Mitarbeiter in Einklang zu bringen, verfügt jetzt der Computer über ihr Wissen. Damit werden die Betriebsinhaber deutlich entlastet und im Fall einer Krankheit oder während ihres Urlaubs kann die Planung reibungslos von eingearbeiteten Angestellten übernommen werden.

Emotionslos und unbestechlich

Durch seine Unbestechlichkeit und sein emotionsloses Vorgehen unterliegt der Computer dabei nicht der Versuchung, Pläne nach eigenen Vorlieben zu erstellen. Das Programm bietet Planungssicherheit und deckt Fehlzeiten ebenso schonungslos auf wie Überstundenbelastungen, Unterbesetzung von Verkaufsstellen oder Einsatzkapazitäten von Teilzeitmitarbeitern. Der Plan einer Woche kann in die andere Woche kopiert werden und der Wechsel von geraden und ungeraden Schichten wird automatisch vollzogen.

Fällt jemand aus, genügt ein Blick ins Programm und man sieht, wer frei hat, geeignet und einsetzbar ist. In vielen Betrieben wurde erst dank „Dju-Pep“ aufgezeigt, dass in einigen Filialen regelmäßig zu viel Personal eingesetzt war. Bei den heutigen Personalkosten kann das ein Firmenbudget schwer belasten. „Durch die Vermeidung von Fehlplanung und die Zeitersparnis macht sich das Programm von selbst bezahlt“ unterstreicht Sandra Djuretic. Die Investition beträgt 1.399 Euro plus Mehrwertsteuer für die 20-Mitarbeiter-Version. Dafür erhält der Betrieb eine Nutzungslizenz, die Programm-CDs, eine Anleitung und seine individuelle Übersicht zur Personaleinteilung. Zur Einführungsbetreuung vor Ort kann Sandra Djuretic gegen Honorar gebucht werden. Über eine Hotline ist Sandra Djuretic erreichbar, wenn es Fragen gibt. Die kostet zwar bei Nutzung Geld, ist aber „für meisten Nutzer deutlich fairer als Serviceverträge“ erklärt sie, die jeden Monat Geld kosten, auch wenn man sie gar nicht in Anspruch nimmt.

Weitere Informationen:

Personal-Einsatz-Planungsprogramm

Sandra Djuretic

Marbacher Straße 4

71729 Erdmannhausen

Fax: (07144) 8841931

info@dju-pep.de