Betriebsreportage

Eine negative Entwicklung rechtzeitig erkennen

Bei der Erzgebirgischen Backwaren GmbH sorgt rasche Verbindung von der Unternehmensführung zur Produktion und zum Verkauf für Sicherheit

Annaberg ( pöt). Mit wachsender Filialisierung nehmen die organisatorischen Probleme in einer Bäckerei zu, je größer das Unternehmen, desto mehr Aufwand erfordert ein geregelter Betriebsablauf. Die Erzgebirgische Backwaren GmbH Annaberg (bzw. ihr 1957 gegründeter Vorläufer) zählte 1990 zwar bereits so viele Mitarbeiter wie heute (207), unter ihnen gab es allerdings keine einzige Verkäuferin. Die Backwaren wurden über die in der ehemaligen DDR vorhandene Handelsstruktur wie Konsum- und HO-Verkaufseinrichtungen abgesetzt.

Der Aufbau eines eigenen Filialnetzes zählte deshalb zu den ersten und entscheidenden Aktivitäten nach der Wende von Geschäftsführerin Martina Hübner und Vertriebschefin Karina Friedel. Schon zu dieser Zeit wurden die ersten Computer zur Rationalisierung der Verwaltungsarbeit angeschafft. Heute sind drei Viertel der Mitarbeiter im Verkauf tätig, die Verwaltung ist von einst über 30 auf 6 Mitarbeiter geschmolzen. Der radikale Strukturwandel in der Wirtschaft ist an diesem mittelständischen Unternehmen wohl besonders gut erkennbar.

In der Vorreiterrolle

Einen weiteren Rationalisierungssprung gab es 1998 für die Annaberger Bäcker mit der Ausrüstung des Filialnetzes mit vernetzbaren Computerkassen. 41 Filialen zählt die GmbH heute, darunter sechs Cafés und fünf Gutgusch’l-Bistros, jeweils mit Backwaren-Verkauf, sowie fünf Verkaufsfahrzeuge. Der Kassenausrüster Kalicom, Dortmund, arbeitet eng mit den Bäckerei-Software-Spezialisten von MSG Goecom zusammen und empfahl den Annabergern die Umstellung auf das Goecom-Programm Marvin, wie die Vertriebsleiterin berichtet. Seitdem nutzt Karina Friedel für die tägliche Routinearbeit genauso wie für strategische Entscheidungen einige der vielen Möglichkeiten, die Goecom bietet.

Marvin war damals gerade neu entwickelt worden für das MS-Windows-Betriebssystem und die Annaberger Bäcker zählten mit zu den ersten Anwendern der neuen Software, erinnert sich Friedel, „Wir waren einer der Vorreiter, deshalb mussten wir wohl im Gegensatz zu den späteren Nutzern mit etlichen „Kinderkrankheiten“ des Programmes leben“, berichtet sie. Längst aber ist die Arbeit mit Marvin für alle, die im Unternehmen damit zu tun haben, in Fleisch und Blut übergegangen. Schließlich haben sich die Software-Entwickler auf die Fahnen geschrieben, den Umgang mit dem Programm für jeden leicht erlernbar zu machen. Bei Unklarheiten kann man sich mit einem Tastendruck selbst hilfreiche Erklärungen auf den Bildschirm holen.

So manches Mal griffen Karina Friedel und ihre Mitarbeiter(innen) auch nach dem Telefonhörer und wählten die Hotline von Goecom. Sie haben im Laufe der Jahre recht gemischte Erfahrungen damit machen können. „Es gab Zeiten, da hatten wir Probleme, einen kompetenten Ansprechpartner zu erreichen, aber inzwischen läuft es reibungslos, die Leute vom Service sind freundlich und kennen sich bestens aus“, weiß Christine Bachmann, die für den Annaberger Backwaren-Kundenservice zuständig ist, zu berichten.

Zeitgewinn bei Routineabläufen

Der Anspruch, den die Programm-Entwickler an ihre Arbeit stellen, ist enorm: „Marvin wird Ihren Betrieb nicht neu organisieren, sondern passt sich ihm bis ins Detail an“, heißt es auf der Web-Seite von MSG Goecom, und das lässt erahnen, welch umfangreiche Sammlung und Auswertung an Praxiserfahrungen dahinter stehen muss. So ermöglicht Marvin eine individuelle Kundenbetreuung und Preispolitik, wie es auch von den Annaberger Bäckern gewünscht wird. Das Bestellwesen vereint viele praktische Nutzungsmöglichkeiten wie Gutschriften, Nachlieferungen oder mehrere Lieferscheine für einen Tag und monatsunabhängige Rechnungsschreibung. Zu den Annehmlichkeiten des Programmes gehört auch, dass Festbestellungen während des Bestellvorganges angepasst und neue Kunden erfasst werden können. Die Zahlungskontrolle wird vereinfacht dank einer leicht überschaubaren Liste der offenen Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch.

Die Filialkontrolle erledigt Karina Friedel seit sieben Jahren am Computer, das Bäckerei-Programm Marvin kann die übermittelten Kassendaten unkompliziert übernehmen. „Nachts werden die Kassendaten wie Umsätze, Retouren und Bestellungen über Modem von den Filialkassen abgerufen. Vormittags hole ich mir diese Daten dann auf den Bildschirm, drucke die Bestellungen für den nächsten Tag aus, so dass niemand mehr von Hand Zettel schreiben muss“ erklärt die Vertriebschefin. „Und ich sende über meinen PC Informationen für die Verkaufsteams, wie Sortiments- und Preisveränderungen, direkt an die Kassen, die dort gespeichert werden, ohne dass ich mit jeder einzelnen Filialleiterin darüber reden müsste. Das spart natürlich eine Menge Zeit,“ meint Friedel. Durch den Zeitgewinn bei den täglichen Routineaufgaben bleibt mehr Zeit für die Besprechung grundsätzlicher betrieblicher oder auch persönlicher Anliegen. Und das trägt zweifellos dazu bei, das Verkaufsteam besser auf die gewünschte Linie einzuschwören und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu festigen.

Wirtschaftlichkeit überprüfen

Darüber hinaus nutzt die Verkaufschefin den Pool an Informationen, die von den Filialkassen an ihren PC gesandt wurden, für notwendige strategische Entscheidungen. Marvin errechnet für sie Verkaufszahlen und bereitet sie grafisch auf, wenn sie das möchte. Mit dem Programm sind Kalkulationen auf verschiedene Art, auch rückwärts, möglich. Auf diese Weise können dann die lohnendsten Produkte rechnerisch ermittelt werden. Ebenso nutzt sie die Daten, um die Wirtschaftlichkeit jeder Filiale regelmäßig zu überprüfen. So mancher Filialstandort wurde bereits geschlossen, weil Aufwand und Ergebnis in ein immer ungünstigeres Verhältnis gerieten. Friedel muss sich da nicht mehr allein auf die subjektiven Aussagen ihrer Mitarbeiterinnen verlassen, sondern lässt sich die objektiven Zahlen vom Computer errechnen, um rechtzeitig negative Entwicklungen zu bemerken und notwendige Veränderungen anschieben zu können.

Die Produktionsleitung der Annaberger Backwaren GmbH nutzt Marvin ebenfalls in großem Umfang, es besteht eine Datenverbindung vom Büro direkt zur Teigstation und zur Silo-Steuerung. Für jeden der über 300 Artikel gibt es ein Grundrezept, das Unternehmen setzt dabei konsequent auf überlieferte Rezepturen und traditionelle Zutaten wie z. B. eigenen Sauerteig. Das Grundrezept kann bei Bedarf mit speziellen Angaben und „Randbemerkungen“ komplettiert werden. Die Rohstoffverwaltung gehört ebenfalls zu den Marvin-Bausteinen.

Neu bei Chargenrückverfolgung

Zur Zeit wartet Produktionsleiterin Wiebke Augustin mit ihrem Team auf die Schulung zum neuen Programm-Baustein Chargenrückverfolgung, die bekanntlich seit diesem Jahr EU-weit Vorschrift geworden ist. Mit der Zertifizierung nach DIN EN ISO-Norm und der letzten Aktualisierung im Jahre 2003 hat die Bäckerei längst gute Vorarbeit auf dem Gebiet der Qualitätssicherheit geleistet, und MSG Goecom hat für die Umsetzung der neuen Vorschrift ein entsprechendes Programm entwickelt. Die Software-Spezialisten sollen nun vor Ort die Anwender fit machen im Umgang mit dem neuen Programm. Dabei gilt es ebenfalls, anwenderspezifische Anpassungen vorzunehmen. Angekündigt wurde von den Software-Lieferanten auch bereits die Umstellung der Programme auf die neueste Marvin-Version, wie Karina Friedel berichtet.

Über das von den Annabergern genutzte Marvin-Programmpaket hinaus hat Bäckerei-Software-Spezialist MSG Goecom weitere nützliche Angebote, wie z. B. Marvin Power Print für den Druck von Preisschildern, Plakaten, Aufklebern oder Handzetteln. T.I.M. (Time Is Money) heißt ein Programm zur umfassenden Arbeitszeiterfassung, mit der Möglichkeit auch Urlaub, Krankheit, Pausen oder Überstunden jedes Mitarbeiters übersichtlich zu speichern. Unter dem Namen „Easyweb“ wird ein Homepage-Service angeboten, denn immer mehr Bäcker wollen das Internet zur Präsentation ihres Unternehmens und zur Kundengewinnung nutzen.