Reportage

Differenzen schnell erkennen

Die Badische Backstub' in Ettlingen organisiert alle Prozesse mit Marvin von Goecom / Gute Datenaufbereitung ermöglicht direkte Kontrolle

Die EDV nimmt bei uns eine zentrale Rolle ein. Wenn diese nicht läuft, dann haben wir ein echtes Problem“, macht Andres Ebel von der Badischen Backstub in Ettlingen deutlich. Er ist dort für die gesamte EDV und die Logistik verantwortlich. Im Mittelpunkt des betrieblichen EDV-Systems steht die Software Marvin von Geocom, die die Prozesse von der Bestellung, Optimierung, Produktion, Abrechnung und Controlling perfekt abdeckt.

Genutzt wird Marvin seit 1992. „Wir hatten damals acht Produktionsstandorte und brauchten auch eine Software, die diese einbinden konnte“, blickt Andreas Ebel zurück. Heute ist die Produktion an einem Standort zusammengefasst, Herausforderungen an die EDV gibt es dennoch.

Neben den Standardaufgaben der Branchensoftware gibt es in der Badischen Backstube eine Reihe von Anforderungen, die in Marvin eingebunden werden mussten. „Wir beliefern unsere Filialen sieben Mal am Tag“, zeigt Ebel auf. Deshalb werden die Bestellmengen über die Abverkaufszahlen der Kassen von der Bestellannahme und Marvin auf die sieben Touren aufgeteilt.

Während gewerbliche Kunden mengengenau bedient werden, gehen die Backwaren für die Filialen in Losgrößen raus. Überproduktionen teilt Dispotool von der Firma Toolbox auf die zehn stärksten Filialen der Badischen Backstub' nach einem hinterlegten Schlüssel genau auf, wobei die festen Losgrößen auch aufgehoben werden können.

Neben dem Kommissionierungssystem ist vor allem die Schnittstelle zu den Kassen von wesentlicher Bedeutung. Die Badische Backstub nutzt 60 Vectron-Kassen. Für Vectron sprechen seiner Meinung nach das stabile Betriebssystem und die Robustheit der Kassen-Hardware. Die Kasse sei nicht nur zum Geldeinnehmen da, sondern müsse wichtige Auswertungen liefern. „Mit guten Auswertungen kann man Bestellungen, Retouren und Umsatz wesentlich beeinflussen“, sagt Ebel. Deshalb wird zum Beispiel auch die Software L.I.S.A von Kasucom genutzt, mit der Bestellungen optimiert und Umsätze überwacht werden können.

Über die Kassen werden gegenwärtig die Umsätze und Retouren dreimal täglich abgerufen. Ziel ist es aber, quasi in Echtzeit die Umsätze der Filialen in der Zentrale verfügbar zu haben. Die Hauptfilialen sind deshalb bereits mit DSL und PC ausgestattet. In naher Zukunft sollen alle Kassen in einem eigenen Netzwerk verfügbar sein.

Bereits heute können alle Bezirksleiter von unterwegs auf wichtige Kennzahlen zugreifen. Vor allem die Abverkaufsstatistiken sind es, die von Interesse sind. Aufgrund dieser Daten können wichtige Entscheidungen und Lenkungsschritte bereits bei der Bestellung vollzogen werden.

Nötig sind alle Daten auch für die Kontrolle. „In einem Betrieb unserer Größenordnung ist dies überlebenswichtig“, sagt Andreas Ebel. So werden auch die Fahrzeuge per GPS überwacht. Jede Türöffnung und jeder Halt wird registriert. Mit Hilfe von Marvin wird eine tägliche Fortschreibung der Filialinventur gemacht. „Wir können hier sehr schnell Differenzen erkennen und Gegenmaßnahmen treffen.“

„Ein Ausfall des Gesamtsystems würde den ganzen Betrieb erheblich beeinträchtigen“, sagt Andreas Ebel. Aus diesem Grund sind die wichtigsten Systeme (Marvin-, Kassen-, Toolbox-Server) mehrfach ausgelegt.

Die ausgelesenen Zahlen sind entscheidend für die Belieferung der Filialen und Kunden, sie dienen vor allem aber auch zum Controlling im Unternehmen. Leistungszahlen, zum Beispiel für den Verkauf und die Produktion, werden wöchentlich erstellt und automatisiert an die Bezirksleiter gemailt. Sie zeigen, welcher Umsatz pro Stunde und Mitarbeiter erzielt wurde. Solche Kennzahlen fließen auch in die Prämienregelung für die Bezirksleiter mit ein. Die Bezirksleiter wiederum nutzen die Zahlen aus Marvin, um Umsätze, Retouren, ABC-Statistiken, Kundenzahlen und Abverkaufszahlen auszuwerten.

Um das Bild zu vervollständigen, werden auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter elektronisch erfasst. Dies erfolgt mit dem Programm T.I.M., ebenfalls aus dem Hause Geocom. In der Produktion melden sich die Mitarbeiter mittels Chip an Terminals an, in den Filialen übernehmen die Vectron-Kassen diese Funktion. T.I.M liest dann die Zeiten über eine Schnittstelle ein.