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Checkliste: EDV und Kassensysteme

Bei der Anschaffung eines Kassensystems und/oder einer Branchensoftware für den Betrieb sollten einige Punkte beachtet werden. So muss vorab klar sein, was gegenwärtig – aber auch zukünftig – mit der Software erledigt werden soll.

Produktion

Wann und wie werden die Daten für die Produktion (Backzettel, Übergabe in Backprogramme, Produktionssteuerung) benötigt?

Wie werden aus Bestellmengen die Produktionsmengen/ Rezeptmengen?

Wie kann die Warenwirtschaft (Lagerbestand, Bestellungen, Lieferantenauswahl) mit eingebunden werden?

Versand/ Verkauf

Welche Daten (Kassendaten, Lieferscheine, Personalverkauf, mobiler Verkauf, Gastronomiebetrieb, etc.) müssen erfasst werden?

Wo (Laden, Versand, mobiler Verkauf, Bediengastronomie etc.) müssen die Daten erfasst werden?

Wer (Buchhaltung – Fakturierung, Rechnungsstellung – Produktion, Filialüberwachung etc.) benötigt die Daten?

Verkaufsunterstützung

Wie kann der Verkauf überwacht werden (Zahlenauswertung, Kamera, Retourenkontrolle etc.)?

Sollen Zusatzinformationen/Argumentationshilfen für das Verkaufsgespräch über die Kassen an das Verkaufspersonal weitergeben werden?

Können Kundenbindungsmaßnahmen (Kundenkarten, Happy Hour und Ähnliches) mit integriert werden.

Technik

Welche Technik (Kassensysteme, Schnittstellen, Datenübertragung, Verwiegesysteme in der Produktion) ist bereits vorhanden und kann/ soll weiter genutzt werden?

Welche Fachfirmen in der Region bieten Unterstützung an? Dies können zum Beispiel regionale Kassenfachhändler oder Softwarehäuser sein.

Wie schnell können die Fachfirmen erreicht werden?

Zu welchen Kosten stehen Hotline, 24-Stunden-Service, Wartungsverträge, Vor-Ort-Service und Schulung zur Verfügung?

Vorgehensweise

Mit Hilfe dieser Fragen kann ein Anforderungsprofil erstellt und damit konkret bei den verschiedenen Anbietern nachgefragt werden.

Tipp: Beachten Sie bei einem Vertragsabschluss, dass Ihre Anforderungen genau definiert sind und die Umsetzung vertraglich zugesichert ist. (pf)