Steuer & Recht

Aufbewahrungspflicht von Unterlagen

Sechs oder zehn Jahre für alles, was für die Besteuerung von Bedeutung ist

Stuttgart (p). Das Jahr geht langsam zu Ende, die neuen Ordner zum Abheften von Aufträgen und Rechnungen im Jahr 2007 stehen vielleicht schon bereit. Mit Unbehagen blicken viele Unternehmer jetzt auf ihr Archiv, das mit den Unterlagen des Jahres 2006 weiter wachsen wird. Gerne würden sie sich von einem Teil der Papiere trennen, doch welche Unterlagen können wann vernichtet werden?

Unternehmer sind nach § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) in Verbindung mit § 147 Abgabenordnung (AO) dazu verpflichtet, sämtliche Bücher und Aufzeichnungen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dazu gehören neben Jahresabschlüssen, Inventaren und Buchungsbelegen auch empfangene Geschäftsbriefe und die Wiedergabe der abgesandten Geschäftsbriefe. Die Aufbewahrungsfrist beträgt, abhängig von der Art des Dokuments, sechs oder zehn Jahre. Besondere Beachtung erfordern auch die Bestimmungen zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente.

Bücher, Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventare, Bilanzen, dazugehörende Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sowie Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (gemäß § 147 Abs. 1 Nr. 4a AO), müssen gemäß § 147 Abs. 1 und Abs. 3 AO zehn Jahre aufbewahrt werden. Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Nach Ablauf dieser Fristen dürfen die Unterlagen auch dann nicht vernichtet werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

Frist beginnt mit Ablauf

des Jahres

Gemäß § 147 Abs. 4 AO beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem letzte Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden. Das sind zum Beispiel die letzte Eintragung in die Bücher, die Aufstellung des Inventars oder des Jahresabschlusses, das Entstehen von Buchungsbelegen beziehungsweise der Empfang und Versand von Geschäftsbriefen.

Wird der Jahresabschluss für das Jahr 2005 am 30. August 2006 erstellt, so muss dieser und alle dazugehörigen Unterlagen bis zum 31. Dezember 2016 aufbewahrt werden. Werden Steuererklärungen für das Jahr 2005 erst 2007 eingereicht, beginnt die Zehnjahresfrist erst mit Ablauf des Jahres 2007 und die dazugehörigen Unterlagen müssen bis zum 31. Dezember 2017 aufbewahrt werden (Festsetzungsfrist gemäß §§ 169, 170 AO).

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind, müssen im Original aufbewahrt werden. Alle anderen Unterlagen können auch auf Datenträgern gespeichert werden. Handels- und Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege sind dabei so aufzubewahren beziehungsweise zu speichern, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Gemäß § 147 Abs. 5 AO muss bei Speicherung der Unterlagen auf Datenträger der Steuerpflichtige selbst dafür sorgen, dass die Unterlagen durch geeignete Hilfsmittel lesbar gemacht werden können.

Steuerlich relevante Unterlagen, die originär digital sind, müssen so aufbewahrt werden, dass sie maschinell ausgewertet werden können.