Steuer & Recht

Auch elektronische Briefe

Neues Gesetz für E-Mail-Pflichtangaben beachten

Rellingen (bkv). Das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) vom 10. November 2006 erweitert seit Jahresanfang die an Geschäftsbriefe gestellten formalen Anforderungen.

Die Pflichtangaben, die Kaufleute/Firmen bislang nur auf den gedruckten Geschäftsbriefen anbringen mussten, wie etwa Bezeichnung der Firma, Ort der Handelsniederlassung, Registergericht, Handelsregisternummer, ggf. Geschäftsführer, ggf. Vorstandsmitglieder, ggf. Aufsichtsratsvorsitzenden, gelten nun auch in Geschäftsbriefen „gleichviel welcher Form“. Die entsprechenden Einschübe finden sich in §§ 37 a HGB, 80 Abs. 1 Satz 1 AktienG sowie § 35 a Abs. 1 Satz GmbH-Gesetz.

In verständlicherem Deutsch heißt das: „egal in welcher Form“. Somit gelten diese Anforderungen auch für E-Mails. Dies betrifft den gesamten Geschäftsverkehr einer Firma nach außen, also jede Mitteilung.

Erfasst werden daher Rechnungen, Angebote, Anfragebestätigungen, Auftragsbestätigungen, Bestellscheine, Quittungen usw. Es kommt nicht darauf an, an wie viele Empfänger die E-Mail gerichtet ist. Ausnahmen macht der Gesetzgeber weiterhin nur, wenn Mitteilungen oder Berichte im Rahmen bestehender Geschäftsverbindungen erfolgen und hierbei auszufüllende Formulare verwendet werden. Bestellscheine werden von dieser Ausnahme aber auch weiterhin nicht erfasst. Im Zweifel sollte man die Angaben daher vorsorglich machen.

Manchem mag es lästig erscheinen, in jeder inhaltlich noch so unbedeutenden E-Mail diese ganzen Informationen einblenden zu müssen. Der Aufwand ist aber beherrschbar, wenn man die Technik benutzt, die etwa „MS-Outlook“ bei den automatischen Grußformeln anbietet. Dann tauchen die Angaben bereits beim Öffnen einer neuen Mail auf.

Das Anbringen der Pflichtangaben in einer angehängten elektronischen Visitenkarte reicht nach ersten Auffassungen, die zur neuen Rechtslage geäußert werden, nicht aus.

Wir empfehlen den Bäckereiunternehmern diese neue Rechtslage zu beachten, da unseriöse Anwälte dies wieder rasch zu einem einträglichen Geschäftsfeld von Abmahnungen machen könnten. Hängen Sie einfach mit der autom. Grußformel die Daten an.